Umowy z szablonu, podpis online i przypomnienia przed końcem: obieg umów w małej firmie

Obieg umowy w małej firmie: od oferty do archiwum

Jedna umowa to zwykle sześć etapów: dane klienta, wzór, podpis, archiwum, koniec umowy i aneks. Na każdym ktoś przepisuje nazwę i NIP, drukuje, skanuje albo musi pamiętać o dacie. Automat przejmuje przepisywanie i pamiętanie, a treść umowy i decyzje o warunkach zostają przy Tobie.

Jeśli po akceptacji oferty otwierasz ostatnią umowę, zmieniasz nazwę firmy, adres i NIP, drukujesz, podpisujesz, skanujesz i czekasz na skan od klienta, robisz pracę, którą da się opisać regułą. Dane klienta, zakres i cena już są, a wzór się nie zmienia.

Najbardziej bolesny moment przychodzi po roku: data końca umowy siedzi w PDF-ie, którego nikt nie otwiera, a Ty dowiadujesz się o niej, kiedy klient podpisał już z kimś innym.

Ile czasu to u Ciebie zajmuje, policzysz sam. Przy trzech najbliższych umowach zmierz minuty od akceptacji oferty do podpisanego pliku w folderze. Średnią pomnóż przez liczbę umów w miesiącu, a osobno wypisz umowy, które skończyły się bez rozmowy z klientem.

Jedna umowa: co dziś robisz ręcznie, co przejmuje automat i kto decyduje.

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

Szablon i dane z REGON po NIP: co generuje automat, a co sprawdza człowiek

Automat składa umowę z trzech źródeł: wzoru, danych klienta i przyjętej oferty. Niczego nie wymyśla, więc to, czego w nich nie ma, trafia do człowieka.

Wzór trzymasz w Google Docs albo w Wordzie, ze znacznikami w miejscach danych, na przykład {{nazwa_klienta}} i {{data_konca}}. Google w dokumentacji Docs API podaje właśnie wzór umowy jako przykład: automat robi kopię wzoru i podmienia znaczniki na dane, a formatowanie zostaje. Z kopii powstaje PDF; eksport dokumentu z Dysku Google ma limit 10 MB.

Nazwę i adres klienta firmowego przepływ pobiera z rejestru REGON, więc nikt ich nie przepisuje. Usługa BIR1 GUS wyszukuje firmę po numerze REGON, NIP albo KRS, a według GUS usługa i dane są bezpłatne. Jak to działa, pokazuję w przewodniku dane firmy po NIP przez API. Zakres i cenę automat bierze z oferty, którą klient przyjął, tak jak w przewodniku automatyczne oferty i wyceny.

Zanim umowa wyjdzie do klienta, dostajesz mail z linkiem do gotowego pliku i listą tego, co automat wstawił: strony, zakres, cenę i terminy. Dopóki jej nie zatwierdzisz, nic nie idzie dalej. Czytając, sprawdzasz to, czego REGON nie wie: czy po stronie klienta podpisze osoba, która może zobowiązać jego firmę, i czy w rozmowie nie zmienił się zakres. W n8n takie wstrzymanie daje węzeł Gmail w trybie Send and Wait for Approval, a przycisk odrzucenia włączasz w jego opcjach.

Jaki podpis do jakiej umowy: forma dokumentowa, pisemna i elektroniczna

Rodzaj podpisu nie jest sprawą wygody. Wynika z formy, której wymaga ustawa albo której zażądały strony.

Brak formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej zastrzeżonej przez ustawę unieważnia umowę tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1 Kodeksu cywilnego), a brak innej formy szczególnej, na przykład podpisów notarialnie poświadczonych, co do zasady ją unieważnia (art. 73 § 2). Jeżeli formę zastrzegły same strony, nie określając skutków, w razie wątpliwości służy ona tylko celom dowodowym (art. 76), a skutków niezachowania formy dowodowej nie stosuje się między przedsiębiorcami (art. 74 § 4).

Unijne rozporządzenie eIDAS, czyli (UE) nr 910/2014, mówi o podpisie elektronicznym dwie rzeczy. Nie można mu odmówić skutku prawnego tylko dlatego, że jest elektroniczny albo niekwalifikowany (art. 25 ust. 1). Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu (art. 25 ust. 2). Zanim wybierzesz dostawcę podpisu kwalifikowanego, sprawdź go w rejestrze dostawców usług zaufania na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji, systemu NBP.

Według gov.pl podpis zaufany jest równoważny własnoręcznemu w sprawach urzędowych, ale nie w sprawach prywatnych, na przykład przy umowach i aneksach z firmami. Umowy wymagającej formy pisemnej nie zawrzesz więc podpisem zaufanym. Pozwala on jednak ustalić, kto podpisał dokument, dlatego wystarcza przy formie dokumentowej i tam, gdzie żadna forma nie jest wymagana.

• Biuro nieruchomości z dwoma agentamiUmowa pośrednictwa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 180 ust. 3 ugn). Klient bez podpisu kwalifikowanego podpisze więc papierowy egzemplarz, ale automat i tak przygotuje umowę ze wzoru i wpisze ją do rejestru. Więcej w przewodniku automatyzacja biura nieruchomości.
• Agencja marketingowa z pięcioosobowym zespołemUmowę o stałą obsługę agencja może podpisać prostym podpisem w serwisie, ale przeniesienie autorskich praw majątkowych i licencja wyłączna (art. 53 i 67 ust. 5 pr. aut.) wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dlatego agencja potrzebuje dwóch wzorów: umowy o obsługę i osobnej umowy o prawa, podpisywanej kwalifikowanym podpisem albo na papierze.
• Grafik albo tłumacz na jednoosobowej działalnościJeśli umowa przenosi na klienta autorskie prawa majątkowe do projektu albo przekładu, potrzebny jest podpis własnoręczny albo kwalifikowany (art. 53 pr. aut.). Do samego zlecenia wystarczy wzór, arkusz z datami i prostszy podpis. Więcej w przewodniku automatyzacja jednoosobowej działalności.

Forma umowy, co jej wystarcza i czy da się ją zawrzeć online. Ustawienie dla nowego typu umowy omów z prawnikiem.

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

Podpis online z klientem: wysyłka i zwrot podpisanego PDF-a

Przepływ wysyła PDF do serwisu podpisu, a potem musi się dowiedzieć, że klient podpisał. Jeśli powiadomienie nie dotrze, sam sprawdza stan dokumentu.

Najwygodniej działa serwis do podpisu elektronicznego z API: przepływ wysyła PDF i dane podpisujących, a serwis sam daje znać Twojemu systemowi, gdy wszyscy podpiszą. DocuSign robi to usługą Connect, która przy wybranym zdarzeniu wysyła powiadomienie na adres Twojego systemu. Jak działa taki webhook, tłumaczę w przewodniku webhook: co to jest.

Powiadomienie może nie dotrzeć. DocuSign ponawia wysyłkę coraz rzadziej, na końcu raz dziennie przez 15 dni, a stan przesyłki pozwala sprawdzać zapytaniem nie częściej niż raz na 15 minut, więc przepływ powinien mieć też własne sprawdzenie w tym rytmie. Tę samą zasadę, czyli nie polegać tylko na powiadomieniu, stosuję w platformie kursów online, którą zbudowałem: gdy powiadomienie z bramki płatności nie dotrze, system co 5 minut sam sprawdza opłacone płatności.

Rodzaj podpisu ustawiasz dla typu umowy. DocuSign obsługuje też podpis zaawansowany i kwalifikowany, ale trzeba je włączyć na koncie; przy kwalifikowanym tożsamość klienta sprawdza kwalifikowany dostawca usług zaufania, na przykład przez rozmowę wideo z dokumentem tożsamości. W każdym serwisie przed wyborem sprawdź, czy Twój plan obejmuje podpis kwalifikowany.

Bez serwisu zostaje usługa Podpisz dokument elektronicznie na gov.pl: podpis zaufany, osobisty albo kwalifikowany oraz sprawdzanie cudzych podpisów, gdzie poprawny ma status „Ważny”. Działa w przeglądarce, więc przepływ tylko wysyła PDF i przypomina, jeśli podpisany plik nie wrócił.

Przy konsumencie i umowie na odległość dochodzą obowiązki informacyjne (art. 12 ustawy o prawach konsumenta), potwierdzenie na trwałym nośniku najpóźniej przed rozpoczęciem usługi (art. 21 ust. 1) i 14 dni na odstąpienie (art. 27 ust. 1). Ten wzór ustal z prawnikiem.

Archiwum i wyszukiwanie: gdzie leży podpisana umowa i kto ma do niej dostęp

Archiwum to folder z podpisanymi plikami i rejestr umów. Bez rejestru nie ma przypomnień.

Podpisany PDF trafia do folderu klienta pod stałą nazwą: numer umowy, skrót klienta, data. W n8n węzeł Google Drive zapisuje plik we wskazanym folderze i nadaje do niego uprawnienia. Podpisanego pliku nie zmieniasz ani nie zapisujesz na nowo: podpis zaawansowany i kwalifikowany są powiązane z danymi tak, że każda późniejsza zmiana jest rozpoznawalna (art. 3 pkt 12 i art. 26 ust. 1 lit. d eIDAS).

Umowy zawierają dane osobowe, więc dostęp nadawaj według ról: opiekun widzi swoje umowy, księgowość rozliczeniowe, właściciel wszystkie. Więcej w przewodniku AI Act i RODO w małej firmie.

Czas przechowywania ustal z księgowym i prawnikiem. Punkt wyjścia to przedawnienie: sześć lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą i o świadczenia okresowe trzy lata, przy czym koniec terminu wypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC). Bieg liczy się od wymagalności roszczenia, a nie od podpisania umowy (art. 120 § 1 KC).

W rejestrze umów każda umowa ma jeden wiersz z tymi polami:

• Numer i klientKażda umowa ma swój numer, a obok niego stoją nazwa klienta i NIP. Umowę znajdziesz wtedy po każdej z tych trzech rzeczy.
• DatyWpisujesz datę zawarcia, datę końca albo czas nieokreślony, okres wypowiedzenia i to, czy umowa przedłuża się sama. Z tych pól przepływ liczy dni do przypomnienia.
• Forma i podpisZapisujesz, jakiej formy wymaga umowa i jakim podpisem ją zawarto. Kiedy przyjdzie czas na aneks, przepływ weźmie stąd wymaganą formę.
• Plik, opiekun, statusLink do podpisanego PDF-a, imię opiekuna i status: w podpisie, obowiązuje, wypowiedziana albo zakończona. Po statusie widać, które umowy wciąż czekają na podpis klienta.

Kalendarz końca umów: przypomnienia 60 i 30 dni przed terminem

Przypomnienie ma przyjść wtedy, kiedy jeszcze da się porozmawiać, a nie w dniu wygaśnięcia umowy.

Dla umowy na czas określony liczysz dni do daty końca. Dla umowy, która przedłuża się sama, ważniejszy jest ostatni dzień na wypowiedzenie: data końca minus okres wypowiedzenia. Przypomnienia 60 i 30 dni przed tym dniem to punkt startu; dopasuj je do czasu, jakiego potrzebujesz na nową propozycję.

Technicznie to jeden przepływ uruchamiany codziennie węzłem Schedule Trigger w n8n. Ustaw w przepływie strefę Europe/Warsaw: bez tego węzeł bierze strefę instancji, a na własnym serwerze domyślna to America/New_York. Wysłane przypomnienie przepływ zaznacza w rejestrze i kieruje do konkretnego opiekuna, nie na wspólną skrzynkę.

Najważniejszy krok robi człowiek. Opiekun dzwoni i pyta, jak klient ocenia współpracę, co zmieniło się w jego firmie i czy zakres nadal pasuje. Mail „Twoja umowa wygasa” tego nie ustali.

Aneksy i klauzule niestandardowe: zawsze przez człowieka

Aneks to zmiana umowy, więc wymaga formy przewidzianej dla jej zawarcia. Automat może go złożyć, ale treść akceptuje człowiek.

Zmiana umowy wymaga formy, jaką ustawa lub strony przewidziały dla jej zawarcia (art. 77 § 1 KC), więc aneks do umowy pośrednictwa podpisujesz własnoręcznie albo kwalifikowanym podpisem. Rozwiązanie za zgodą stron, odstąpienie i wypowiedzenie umowy zawartej w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej wymagają formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa mówi inaczej (art. 77 § 2 KC). Wypowiedzenie może więc przyjść zwykłym mailem, dlatego przepływ powinien wyłapywać je także ze skrzynki i oznaczać dla człowieka.

Przy aneksie automat składa dokument ze wzoru z danymi z rejestru i stawia nowe brzmienie zapisu obok obecnego. Gdy klient odsyła poprawioną umowę, porównanie w Wordzie (karta Recenzja, polecenie Porównaj) pokazuje zmiany znacznikami poprawek. Model językowy może streścić poprawki klienta, ale streszczenie pomaga czytać, a nie zastępuje zgody.

Klauzule spoza wzoru, jak kary umowne, ograniczenie odpowiedzialności czy wyłączność, czyta człowiek, a przy większej wadze prawnik. Przyjęty wyjątek trafia do rejestru, żeby przy przedłużeniu nikt nie wrócił do starego wzoru.

Gdzie człowiek musi zostać

Automat przejmuje przepisywanie, wysyłkę, archiwum i pilnowanie terminów. Decyzje, które wiążą firmę albo zmieniają relację z klientem, zostają przy ludziach.

Akceptacja ma sens tylko wtedy, gdy w mailu do zatwierdzenia widzisz to, co masz ocenić: strony, zakres, cenę, terminy i każdy zapis spoza wzoru. Sam przycisk Zatwierdź pod linkiem do pliku szybko zamienia się w odruchowe klikanie. Jak projektować takie punkty kontroli, opisuję w przewodniku human in the loop w automatyzacji.

• Treść wzoruWzór zatwierdza właściciel albo prawnik. Automat korzysta tylko z zatwierdzonej wersji i nie dopisuje klauzul.
• Forma i podpisUstalasz je raz dla typu umowy, z prawnikiem, a automat stosuje to ustawienie.
• Kto podpisuje po stronie klientaPrzed wysyłką sprawdzasz, czy osoba wskazana do podpisu może zawierać umowy w imieniu firmy klienta, na przykład w KRS albo w pełnomocnictwie.
• Cena i warunki przedłużeniaAutomat tylko przypomina o terminie. Cenę i warunki przedłużenia ustala opiekun w rozmowie z klientem.
• Klient konsumentObowiązki informacyjne i odstąpienie zmieniają wzór, więc sprawdza go prawnik.
• Wypowiedzenie od klientaAutomat je wyłapie, ale odpowiedź i rozmowa o pozostaniu należą do człowieka.

Od czego zacząć

Zacznij od arkusza z umowami, które dziś obowiązują. Do tego nie potrzebujesz żadnego nowego narzędzia.

Otwórz arkusz i wpisz obowiązujące umowy: klient, data końca, okres wypowiedzenia, czy umowa przedłuża się sama, gdzie leży podpisany plik i kto jest opiekunem. Przy wpisywaniu wyjdą umowy, których końca nikt nie pilnował, i te, których podpisanej wersji nie da się znaleźć.

Automat się nie opłaca, gdy podpisujesz kilka umów w roku, gdy każdą umowę negocjujesz od zera albo podpisujesz na wzorach dużych klientów, a także gdy umowa wymaga notariusza. Wtedy wystarczy wzór w edytorze, arkusz z datami i przypomnienie w kalendarzu. Sens ma dopiero wtedy, gdy ten sam wzór wraca regularnie, a dat końca umów nie da się już pilnować w pamięci.

Na tym rejestrze od razu uruchomisz przepływ przypomnień. To najbezpieczniejszy początek, bo niczego nie wysyła do klienta. Potem wzór ze znacznikami i dane z REGON z Twoim zatwierdzeniem, a na końcu podpis online i archiwum, kiedy wiesz już, jakie podpisy są potrzebne dla Twoich typów umów.

Takie przepływy buduję zdalnie, w n8n albo we własnym kodzie, w ramach automatyzacji dla firm, a zakres i koszt sprawdzisz w cenniku. Wystarczy rozmowa przez telefon albo wideo, Twój wzór umowy i lista typów umów, żeby ustalić, co automat może robić od pierwszego dnia, a co zostaje przy Tobie.

Pytania i odpowiedzi