Automatyzacja biura nieruchomości: leady z portali w CRM, prezentacje umawiane linkiem i umowy z szablonu

Krótko: zostań przy swoim CRM i dołóż do niego połączenia

Zanim cokolwiek zbudujesz, sprawdź, co agent robi między prezentacjami: czy przepisuje zapytania z portali do CRM, dzwoni w sprawie samej godziny oglądania i szuka w notatkach, kto miał oddzwonić.

Ten przewodnik jest dla Ciebie, jeśli tydzień w biurze wygląda tak: zapytanie z portalu czeka w skrzynce, aż ktoś przepisze je do CRM. Agent dzwoni trzeci raz, żeby ustalić godzinę prezentacji. Kupujący, który szuka trzech pokoi z balkonem, dowiaduje się o nowej ofercie wtedy, gdy agent akurat o nim pomyśli. A w piątek sprzedający pyta, ile osób oglądało mieszkanie.

Nie potrzebujesz do tego nowego systemu. Branżowy CRM zostaje, a automaty czytają z niego dane i zapisują wyniki. Zasady łączenia reguł, AI i akceptacji człowieka opisuję w przewodniku automatyzacja CRM z AI. Automat przepisuje i przypomina, a rozmowa, negocjacja i decyzje zostają przy agencie.

• Przepisywanie zapytań z portaliAutomat zakłada leada w CRM z numerem oferty i przypisuje agenta prowadzącego ofertę.
• Telefony w sprawie samej godzinyKlient sam rezerwuje termin prezentacji z linku, a agent tylko przegląda rezerwację.
• Szukanie kupujących do nowej ofertyAutomat wybiera z CRM osoby ze zgodą i pasującymi kryteriami, a agent zatwierdza listę.
• Przerabianie starej umowyUmowa pośrednictwa powstaje z szablonu i danych z CRM, a automat dołącza kopię aktualnej polisy OC.
• Pamiętanie, do kogo oddzwonićPo każdej prezentacji agent dostaje w CRM zadania z datami kontaktu.
• Piątkowe zestawienie dla sprzedającegoAutomat zbiera zapytania i prezentacje z tygodnia, a agent dopisuje komentarz i rekomendację ceny.

Zapytanie z portalu: lead w CRM i termin prezentacji z linku

Zapytanie o konkretną ofertę to pierwszy kontakt klienta z biurem. Automat może założyć leada i odpowiedzieć z linkiem do terminu, zanim agent wróci z prezentacji.

Najpierw sprawdź, którędy zapytania z portali trafiają do Ciebie dziś. Jeśli CRM już je importuje, automat startuje od nowego leada w CRM, a jeśli przychodzą mailem, od maila. W n8n węzeł Gmail Trigger może reagować tylko na wiadomości od nadawcy powiadomień portalu albo z wybraną etykietą. Domyślnie bierze tylko nieprzeczytane, więc jeśli ktoś w biurze otwiera powiadomienia przed automatem, ustaw w nim także przeczytane.

Z każdej wiadomości automat wyciąga numer oferty i dane klienta, a tę, której nie umie jednoznacznie odczytać, odkłada na listę do ręcznego przejrzenia zamiast do kosza.

Klient dostaje odpowiedź z dwoma albo trzema pytaniami, na przykład o kredyt i termin przeprowadzki, oraz linkiem do wyboru terminu. Jak pisać takie szablony, opisuję w przewodniku automatyczne odpowiedzi na maile z AI. Pytaj tylko o to, co potrzebne przed prezentacją, bo tego wymaga zasada minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Odpowiedź na pytanie o ofertę to działanie na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy, które dopuszcza art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Link zrobisz w harmonogramie spotkań Kalendarza Google: ustawisz długość prezentacji, dostępność, wyprzedzenie rezerwacji, dzienny limit i dodatkowe pola, na przykład numer oferty. Na koncie osobistym i w planie Business Starter masz jedną stronę rezerwacji; kilka harmonogramów, na przykład osobny dla każdej oferty z oknami uzgodnionymi ze sprzedającym, i automatyczne przypomnienia mailowe wymagają wyższego abonamentu, na przykład Google Workspace Business Standard lub Plus, Workspace Individual, Google One Premium albo Google AI Pro. Rezerwacja od razu trafia do kalendarza agenta, a klient dostaje potwierdzenie z Kalendarza Google, dlatego w zamieszkanym mieszkaniu pokazuj tylko okna uzgodnione wcześniej ze sprzedającym.

Nowe oferty dla kupujących: dopasowanie tylko za zgodą

Powiadomienie o nowej ofercie ma sens tylko wtedy, gdy kupujący sam o nie poprosił. Dlatego automat zaczyna od sprawdzenia zgody w CRM, a nie od porównania metrażu.

Mail z nową ofertą promuje usługi biura, więc jest informacją handlową w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej zakazuje jej przesyłania przez telekomunikacyjne urządzenia końcowe i automatyczne systemy wywołujące bez uprzedniej zgody odbiorcy. Zgodę można też wyrazić, podając adres e-mail właśnie po to, żeby dostawać takie informacje (art. 398 ust. 2).

Art. 400 każe do tej zgody stosować odpowiednio przepisy o ochronie danych, a z RODO wynikają cztery wymagania dla automatu. Zgodę trzeba umieć wykazać (art. 7 ust. 1), więc CRM zapisuje datę, źródło i treść zaznaczonego pola. Wycofanie ma być równie łatwe jak wyrażenie (art. 7 ust. 3), więc każda wiadomość ma link rezygnacji. O prawie do cofnięcia zgody informujesz przy jej zbieraniu (art. 13 ust. 2 lit. c). Po sprzeciwie wobec marketingu bezpośredniego danych nie wolno już do niego przetwarzać (art. 21 ust. 2 i 3).

Jeśli Twój CRM sam kojarzy oferty z poszukującymi, automat dokłada do tego tylko filtr zgody i akceptację agenta. W n8n prośba o akceptację mailem (operacja Send and Wait for Approval węzła Gmail) ma tylko przyciski zatwierdzenia i odrzucenia. Żeby agent mógł odznaczyć pojedyncze osoby, lepszy jest węzeł Wait z formularzem, w którym lista odbiorców to pole wielokrotnego wyboru. Kupujących, z którymi dawno nie rozmawiał, agent pyta, czy nadal szukają, bo art. 5 ust. 1 lit. e RODO nie pozwala przechowywać danych dłużej, niż wymaga tego cel.

Umowa pośrednictwa z szablonu i ważny podpis

Szablon oszczędza Ci przepisywania, ale nie zmienia formy, której wymaga ustawa.

Zakres czynności pośrednika określa umowa pośrednictwa, a ta wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 180 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Formę elektroniczną zachowujesz, gdy oświadczenie woli w postaci elektronicznej opatrzysz kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ § 1 Kodeksu cywilnego), i dotyczy to obu stron. Kliknięcie „akceptuję” ani zwykły podpis w aplikacji do podpisywania tego wymogu nie spełniają. Jeśli klient nie ma podpisu kwalifikowanego, zostaje papier i podpis własnoręczny.

Szablon wypełnia się danymi z CRM. Art. 181 ust. 3a dokłada element łatwy do przeoczenia: kopia dokumentu ubezpieczenia OC pośrednika, aktualnego na dzień zawarcia umowy, stanowi jej załącznik. Automat dołącza aktualną polisę i uprzedza biuro, zanim wygaśnie. Po odnowieniu ten sam przepis każe niezwłocznie przekazać kopię nowej polisy stronom trwających umów: automat przygotowuje wiadomości, a wysyłkę zatwierdza agent.

Konsument, który zawarł umowę na odległość albo poza lokalem biura, może od niej odstąpić w ciągu 14 dni bez podawania przyczyny (art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta), a jeśli podpisał ją podczas nieumówionej wizyty w swoim mieszkaniu, w ciągu 30 dni (art. 27 ust. 2). Jeśli biuro ma zacząć pracę przed upływem tego terminu, konsument musi wyraźnie tego zażądać (art. 15 ust. 3 i art. 21 ust. 2). Treść tego oświadczenia ustal raz z prawnikiem. Cały łańcuch od szablonu do podpisu opisuję w przewodniku umowy z szablonu i podpis online.

Co w umowie pośrednictwa wypełnia automat, a co sprawdza człowiek.

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

Po prezentacji: zadania agenta i raport dla sprzedającego

Po prezentacji agent ma dwie rzeczy do zrobienia: zadzwonić do kupującego i powiedzieć sprzedającemu, co usłyszał. Automat zakłada mu na to zadania i co piątek zbiera liczby.

Po oznaczeniu prezentacji jako odbytej automat zakłada agentowi zadania kontaktu, na przykład na 1., 3. i 7. dzień. Treść zostaje przy agencie: to on wie, że kupującej przeszkadzał hałas z ulicy i warto pokazać jej mieszkanie od podwórza. O takim podziale pracy między automatem a człowiekiem piszę w przewodniku human in the loop w automatyzacji.

Przypomnienie o zaległym kontakcie da się zbudować w n8n na węźle Wait. Agent dostaje wiadomość z przyciskiem „Kontakt odbyty”, a kliknięcie wznawia przepływ. Jeśli nikt nie kliknie, opcja Limit Wait Time wznowi go sama po ustalonym czasie i przypomnienie trafi też do osoby prowadzącej biuro. Gdy agenci zamykają zadania w CRM, wystarczy codziennie wyszukać w nim zadania po terminie.

W piątek automat zbiera z CRM zapytania, prezentacje i reakcje oglądających, a wyświetlenia dołącza, jeśli CRM albo portal je udostępnia. Sprzedający dostaje liczby i reakcje bez nazwisk i kontaktów oglądających, bo nie są mu potrzebne (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Agent dopisuje komentarz i rekomendację ceny, bo same liczby niczego nie rozstrzygają. Budowę takiego zestawienia opisuję w przewodniku automatyczny raport tygodniowy.

Czego AI w biurze nieruchomości nie powinno robić

Model językowy dobrze streszcza maile i pisze szkice opisów, ale nie powinien decydować o faktach w ogłoszeniu, wartości nieruchomości ani ocenie klienta.

Pierwsza granica to wartość nieruchomości: szacowanie należy do rzeczoznawców majątkowych (art. 174 ust. 3 i 6 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Agent rozmawia o cenie ofertowej na podstawie znajomości rynku, a formularz na stronie nie obiecuje „wyceny w minutę”.

Druga to opisy ofert. Ustawa o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym obejmuje pojęciem produktu także nieruchomości (art. 2 pkt 3), a za działanie wprowadzające w błąd może uznać rozpowszechnianie nieprawdziwych informacji, także o cechach produktu (art. 5). Model, który z kilku zdjęć dopisze „cichą okolicę”, poda jako fakt coś, czego nikt nie sprawdził.

Trzecia to obowiązki biura jako instytucji obowiązanej (art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu). Przepis nie obejmuje pośrednictwa w najmie i dzierżawie z miesięcznym czynszem niższym niż równowartość 10 000 euro. Przy sprzedaży i droższym najmie automat przypomni o brakach w teczce, a ocenę klienta robi człowiek.

• Opis i zdjęcia ofertyModel pisze szkic, agent porównuje każde zdanie z tym, co widział. Zdjęcia zmienione cyfrowo opisuj jako wizualizację.
• Wiadomości do klientówZatwierdzony szablon może wyjść sam, treść napisana przez model dopiero po akceptacji agenta.
• Oceny ludziKto jest „poważnym kupującym”, komu odmówić najmu: to decyzje agenta, a nie wynik punktacji.

Cenniki i przepisy się zmieniają. Linki do źródeł są na dole strony.

Asystentka biura jako koordynatorka transakcji

Gdy leady przepisuje automat, a termin prezentacji klient wybiera sam, asystentka biura może wreszcie zająć się dokumentami i terminami transakcji.

Sprzedaż nieruchomości to wiele dokumentów i terminów naraz, od odpisu księgi wieczystej po termin u notariusza. Art. 181a ustawy o gospodarce nieruchomościami daje pośrednikowi, w związku z zawartą umową pośrednictwa, prawo wglądu między innymi do ksiąg wieczystych i rejestrów cen nieruchomości oraz pobierania z nich odpisów. Ktoś musi to zamówić, sprawdzić i dopilnować.

Asystentka, która dotąd przepisywała leady, może zostać koordynatorką transakcji: prowadzi listę kontrolną każdej sprzedaży, rozmawia z bankiem kupującego i kancelarią notarialną, przygotowuje agentowi komplet dokumentów przed umową przedwstępną. Automat podsuwa jej braki i terminy, ona decyduje, co jest pilne. Jak zaplanować taką zmianę roli, piszę w przewodniku przekwalifikowanie pracowników przy automatyzacji. Jeśli pracujesz sam, tę rolę pełnisz Ty, a automat oddaje Ci głównie czas spędzany przy skrzynce i telefonie. Przykłady znajdziesz w przewodniku automatyzacja jednoosobowej działalności.

Policz, ile czasu zabiera Ci to dziś

Zanim cokolwiek zbudujesz, policz czas na liczbach z dwóch zwykłych tygodni.

Liczysz osobno dla każdej czynności: minuty na jeden raz i powtórzenia w tygodniu. Dla zapytań to przepisanie i umówienie prezentacji, dla prezentacji pilnowanie kontaktu, a dla ofert w sprzedaży piątkowe zestawienie, po jednym na ofertę. Każdą wpisz do kalkulatora pod listą przy opcji „w tygodniu” i zsumuj wyniki. Jeśli liczysz zapytania całego biura, w polu „Ile osób to robi” zostaw 1; liczbę agentów wpisz tylko wtedy, gdy powtórzenia dotyczą jednego agenta.

1. Spisz źródła zapytańPortale, strona, telefon, mail. Zapisz, które trafiają do CRM same, a które ktoś przepisuje.
2. Zmierz dwa zwykłe tygodniePolicz zapytania, prezentacje i telefony w sprawie samej godziny, a wynik podziel przez dwa. Na kilkunastu zapytaniach zmierz, ile minut pracy zajmuje droga od maila do wpisu w kalendarzu.
3. Uporządkuj zgodySprawdź, kto z poszukujących ma zapisaną zgodę na powiadomienia, z datą i źródłem.
4. Wybierz pierwszy przepływProponuję zacząć od leada z portalu: to pierwszy kontakt klienta z biurem, a efekt zmierzysz, porównując liczbę zapytań w skrzynce z liczbą nowych leadów w CRM.

Kiedy automatyzacja biura nie ma sensu

Nie każde biuro na tym zyska. W tych sytuacjach lepiej zacząć od czegoś prostszego albo od porządków w danych.

Automat opłaca się tam, gdzie ta sama czynność wraca kilkadziesiąt razy w miesiącu, a dane da się odczytać z CRM i zapisać z powrotem. Jeśli w Twoim biurze nie jest spełniony któryś z tych warunków, zacznij od punktu poniżej, a przepływy w n8n dołóż później albo wcale.

• Kilka zapytań w tygodniuPrzy kilku ofertach i kilku zapytaniach tygodniowo przepisanie ich zajmuje minuty. Wystarczy CRM i harmonogram spotkań w Kalendarzu Google, bez n8n.
• CRM bez API, importu i powiadomieńAutomat musiałby klikać za agenta w przeglądarce, a taki przepływ psuje się przy każdej zmianie wyglądu systemu. Najpierw zapytaj dostawcę CRM o API albo eksport danych.
• Brak zapisanych zgódPrzepływ z nowymi ofertami nie ma kogo powiadamiać. Najpierw zbierz zgody z datą i źródłem, a powiadomienia zbuduj potem.
• Zapytania głównie przez telefonAutomat czytający maile niewiele zmieni. Prostszy krok to notatka z rozmowy w CRM i link do terminu, który agent wysyła po rozmowie.
• Czat AI zamiast agentaTego nie polecam. Model może napisać szkic opisu oferty albo odpowiedzi, ale agent czyta go przed wysłaniem, z powodów opisanych w sekcji o granicach AI.

Jak zacząć: jeden przepływ obok dotychczasowej pracy

Pierwszy przepływ działa najpierw obok ręcznej pracy. Przez dwa tygodnie agent porównuje leady z automatu z zawartością skrzynki i dopiero potem przestaje przepisywać.

Każdy przepływ musi też wyłapywać to, co mu umknęło. W platformie kursów online, którą zbudowałem, system co 5 minut sam sprawdza płatności na wypadek, gdyby powiadomienie z bramki płatniczej zaginęło. W biurze nieruchomości tę rolę pełni lista maili z portali, których automat nie rozpoznał, i codzienne porównanie liczby zapytań w skrzynce z liczbą nowych leadów w CRM.

Jeśli chcesz zbudować to u siebie, napisz, jakiego CRM używasz i którędy przychodzą dziś zapytania z portali, a odpiszę, od którego przepływu bym zaczął. Zakres prac opisuję na stronie automatyzacje, widełki znajdziesz w cenniku, a szczegóły omawiamy przez telefon albo wideo.

Pytania i odpowiedzi