Automatyczne tworzenie ofert i wycen: automat składa szkic, cenę zatwierdza człowiek

Co przejmuje automat, a co zostaje przy Tobie

Oferta to dwa rodzaje pracy: liczenie i przepisywanie, które da się opisać regułą, oraz ocena, której reguła nie zrobi. Automat przejmuje tylko pierwszy rodzaj.

Jeśli wieczorem otwierasz ofertę z zeszłego miesiąca, zmieniasz nazwisko, przeliczasz metry i zapisujesz plik pod nową nazwą, robisz pracę, którą przepływ zrobi według tych samych reguł przy każdej ofercie.

Czy ściana w starym budownictwie wymaga dodatkowej pracy, czy klient jest gotów zamówić, czy ekipa zdąży: tego nie ma w cenniku. Automat ma przygotować szkic tak kompletny, żeby ta decyzja zajmowała chwilę, a wieczór szedł na rozmowę z klientem.

Jedna oferta: praca ręczna, praca automatu i decyzja człowieka.

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

Przykłady z czterech branż i z jednoosobowej działalności

To, co da się zmierzyć i przeliczyć, liczy automat, a to, co wymaga obejrzenia albo rozmowy, zostaje przy człowieku. Firmy poniżej są przykładowe.

• Firma remontowa z dwiema ekipamiFormularz: pomieszczenie, metraż, standard wykończenia, zdjęcia. Automat liczy robociznę i materiał. Człowiek ocenia stan ścian i to, co wymaga pomiaru.
• Instalator fotowoltaiki i pomp ciepłaFormularz: roczne zużycie energii, powierzchnia domu, dach, ogrzewanie. Automat składa szkic z zestawów z cennika. Człowiek dobiera urządzenie do budynku.
• Stolarnia robiąca drzwi i oknaFormularz: wymiary otworu, typ, kolor, okucia. Wymiary i warianty, które są w tabeli cen, liczą się same; nietypowe kształty i wymiary spoza tabeli trafiają do człowieka.
• Firma transportowa z kilkoma busamiFormularz: trasa, palety albo waga, data. Automat liczy stawkę za kilometr i dodatki. Człowiek decyduje o ładunkach nietypowych i kolizjach z grafikiem.
• Jednoosobowa działalnośćTłumacz, grafik albo fotograf wysyła oferty między zleceniami. Wystarczy cennik w arkuszu, szablon i zatwierdzanie z telefonu. Więcej w przewodniku automatyzacja jednoosobowej działalności.

Kiedy to się nie opłaca i wystarczy szablon

Przepływ ma sens, gdy oferty się powtarzają i da się je policzyć z cennika. W kilku sytuacjach lepiej poprzestać na szablonie i porządnym cenniku.

Przy kilku ofertach w miesiącu najpierw policz czas. Przepływ trzeba zbudować, przetestować i poprawiać przy każdej zmianie cennika albo szablonu, więc gdy oszczędność to godzina czy dwie miesięcznie, szablon w Google Docs i cennik w arkuszu dadzą Ci prawie to samo bez automatyzacji.

Jeśli każde zlecenie wyceniasz dopiero po oględzinach albo po projekcie, na przykład przebudowę całego domu czy meble do nietypowego wnętrza, automat wpisze tylko dane klienta i ułoży dokument. Liczenie i tak zostaje przy Tobie. Jeśli nie masz cennika, bo każdą cenę ustalasz w rozmowie, automat nie ma z czego liczyć: zacznij od spisania stawek, które powtarzają się w ostatnich ofertach, bo przyda się to nawet bez przepływu.

Gdy ofertę składasz w formularzu klienta albo na platformie przetargowej, dokument i tak powstaje w cudzym systemie, a przepływ może co najwyżej policzyć wartość z cennika i przypomnieć o terminie. A jeśli Twój program do faktur albo CRM ma moduł ofert, który liczy z cennika i Ci wystarcza, nie buduj drugiego: dołóż tylko to, czego w nim brakuje, na przykład szkic przypomnienia po trzech dniach ciszy.

Formularz, który zbiera dane do wyceny, a nie tylko „opisz potrzebę”

Automat policzy tylko to, co dostanie w polach. Pole na opis zostaw, ale jako uzupełnienie.

Dobry formularz zadaje pytania, które dziś zadajesz w drugim mailu: rodzaj prac z listy, metraż albo wymiary w liczbach, standard materiału z kilku wariantów, termin, kod pocztowy, jeśli cena zależy od strefy, i zdjęcia. Z opisu model językowy może zaproponować wartości pominiętych pól albo oznaczyć zapytanie jako nietypowe, ale propozycję sprawdzasz Ty, a cena liczy się z cennika. Opis zawiera dane klienta, więc najpierw sprawdź, na jakich zasadach przetwarza je dostawca modelu. Drogę zgłoszenia do CRM-u opisuje przewodnik formularz kontaktowy a CRM.

Jeśli klientem jest firma, dodaj pole NIP. Po tym numerze bezpłatna usługa BIR1 udostępniana przez GUS znajdzie firmę w rejestrze REGON (klucz do środowiska produkcyjnego dostajesz od GUS po wysłaniu wniosku mailem), więc nazwa i adres w ofercie, umowie i na fakturze przyjdą z rejestru. Więcej w przewodniku dane firmy po NIP przez API.

Uwaga na kalkulator wyceny na Twojej stronie: art. 71 Kodeksu cywilnego traktuje cenniki i reklamy jako zaproszenie do zawarcia umowy tylko w razie wątpliwości, a wynik z konkretną ceną za konkretny zakres może wyglądać jak oferta (art. 66 § 1). Napisz więc przy kalkulatorze, że pokazuje wycenę orientacyjną, a wiążącą ofertę klient dostanie po sprawdzeniu.

Cennik w arkuszu, szablon i szkic PDF: co liczy automat

Do pierwszej wersji wystarczą trzy elementy: cennik, szablon ze znacznikami i przepływ, który je łączy.

Cennik trzymaj w arkuszu, wiersz na pozycję: nazwa, jednostka (metr kwadratowy, metr bieżący, sztuka, godzina, kilometr), cena netto za jednostkę, stawka VAT i kolumna „wymaga sprawdzenia”. Przepływ w n8n czyta arkusz przy każdej ofercie, więc zmieniasz cenę w jednym miejscu i następna oferta już ją ma.

Szablon zrób w Google Docs, ze znacznikami w miejscach danych, na przykład {{klient}}. Przepływ robi kopię szablonu i podmienia znaczniki na dane klienta. Pułapka: lista pozycji ma zmienną długość, więc wiersze tabeli trzeba dopisywać osobno. Gotowy dokument zapisuje się jako PDF, a według dokumentacji Google Drive API eksport takiego pliku ma limit 10 MB, więc zdjęcia realizacji dawaj jako link, nie w pliku.

Każdy szkic dostaje numer, wersję i datę ważności. Oferta wysłana mailem bez takiej daty przestaje wiązać dopiero z upływem czasu, w którym w zwykłym toku czynności mogłaby przyjść odpowiedź wysłana bez nieuzasadnionego opóźnienia (art. 66 § 2 Kodeksu cywilnego), a to pojęcie nieostre. Ofertę z terminem przyjęcia złożoną innej firmie musisz utrzymać do końca terminu (art. 66² § 2). Jeśli ceny materiałów szybko się zmieniają, daj krótszy termin.

Kiedy cena musi trafić do człowieka

Każdą ofertę zatwierdzasz sam, bo za cenę odpowiada Twoja firma. Reguły rozstrzygają tylko, czy wystarczy kliknąć, czy pozycję spoza cennika, rabat albo wysoką kwotę trzeba najpierw policzyć.

W n8n służy do tego węzeł Gmail z operacją Send and Wait for Approval: wysyła Ci podgląd oferty i wstrzymuje przepływ, dopóki go nie zatwierdzisz. Jeśli potem n8n wysyła ofertę klientowi węzłem Gmail z operacją Send, wyłącz w nim opcję Append n8n attribution, bo jest domyślnie włączona i dopisuje na końcu maila, że wiadomość wysłano automatycznie z n8n. Więcej w przewodniku human in the loop w automatyzacji.

Brakującej stawki automat nie zgaduje, a rabatu nie daje sam. Zatrzymuje wtedy ofertę, pokazuje, czego brakuje, i czeka na Twoją decyzję. Sytuacje, w których tak ma się dziać, spisz z zespołem obok cennika.

• Wymiar albo materiał spoza cennikaNietypowe drzwi, ściana do skucia, brakujący materiał. Pozycja przychodzi z dopiskiem „do wyceny”, reszta jest policzona.
• Rabat i warunki płatnościRabat, inny podział zaliczki czy dłuższy termin płatności to decyzja o pieniądzach i relacji, więc ustala je człowiek.
• Kwota powyżej Twojego proguPróg ustalasz sam. Powyżej niego przeglądasz całą ofertę, bo pomyłka w ilości kosztuje więcej niż sprawdzenie.
• Nowy klient firmowyGdy dane z rejestru REGON nie zgadzają się z formularzem albo firma dopiero ruszyła, zadzwoń, zanim ustalisz zaliczkę.
• Termin, w którym ekipa jest zajętaKlient chce zacząć w tygodniu, który w kalendarzu jest już pełny. Wtedy Ty proponujesz inny termin albo dopłatę za pilne zlecenie.
• Opis, którego formularz nie przewidziałKlient dopisał coś, co zmienia zakres. Model językowy może to oznaczyć, ale czyta i decyduje człowiek.

Wysyłka, akceptacja online i przypomnienie od człowieka

Zatwierdzona oferta wychodzi z linkiem do akceptacji, a trzy dni ciszy nie uruchamiają serii maili, tylko szkic jednej wiadomości.

Strona akceptacji pokazuje numer i wersję oferty, pole na imię i nazwisko oraz dwa przyciski: „Akceptuję” i „Mam pytanie albo chcę zmian”. Zapisz datę, godzinę, wersję oferty i wpisane imię i nazwisko: to ślad, co i kiedy klient przyjął. Akceptacją ma być kliknięcie przycisku, a nie otwarcie linku przez podgląd w poczcie; węzeł Wait w n8n ma do tego opcję Ignore Bots.

Odpowiedź z uwagami ma skutki prawne: przyjęcie oferty z zastrzeżeniem zmian to nowa oferta (art. 68), a między przedsiębiorcami zastrzeżenia nieistotne co do zasady oznaczają przyjęcie, chyba że oferta wskazuje, że można ją przyjąć jedynie bez zastrzeżeń (art. 68¹). Jeśli nie chcesz, żeby drobne uwagi klienta firmowego same wchodziły do umowy, wpisz to zdanie w szablon oferty, a każdą odpowiedź z uwagami kieruj do człowieka.

Przy akceptacji na stronie sprawdź art. 66¹ Kodeksu cywilnego: przedsiębiorca składający ofertę w postaci elektronicznej ma przed zawarciem umowy poinformować między innymi o czynnościach technicznych jej zawarcia (§ 2). Nie dotyczy to umów zawieranych mailem, a między przedsiębiorcami strony mogą ten obowiązek wyłączyć (art. 66¹ § 4). Z konsumentem przy umowie na odległość albo poza lokalem przedsiębiorstwa dochodzą obowiązki informacyjne i prawo odstąpienia w terminie 14 dni (art. 12 i art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta), więc ten szablon ustal z prawnikiem.

Seria automatycznych maili nie wie, czy klient porównuje oferty, czeka na wspólnika, czy uznał cenę za wysoką. To ustali rozmowa, więc przepływ szykuje tylko szkic.

Oferta przyjęta: umowa, zaliczka, faktura i termin ekipy

Bez automatu po kliknięciu „Akceptuję” zaczyna się drugie przepisywanie: te same dane wpisujesz ręcznie do umowy, na fakturę i do kalendarza.

Najpierw ustal, co znaczy kliknięcie „Akceptuję”. Oferta, która określa wszystkie istotne postanowienia, po przyjęciu staje się umową (art. 66 § 1 i art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego), a dokument umowy tylko to potwierdza i uzupełnia. Jeśli wiążący ma być dopiero podpis, napisz to w ofercie i na stronie akceptacji, a kolejność ustal z prawnikiem.

Sam dokument automat wypełnia danymi z REGON i pozycjami z przyjętej wersji oferty, a przy niestandardowych ustaleniach człowiek czyta go przed wysłaniem. Jak dodać podpis online, opisuję w przewodniku o umowach z szablonu i podpisie online.

Przy sprzedaży opodatkowanej VAT faktura zaliczkowa dla klienta firmowego jest obowiązkowa, bo dokumentuje otrzymanie zapłaty przed wykonaniem usługi (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT); konsument dostaje ją na żądanie (art. 106b ust. 3 pkt 1a). Wystawiasz ją najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpływu (art. 106i ust. 2). Przepisy pozwalają zrobić to nawet 60 dni przed wpływem (art. 106i ust. 7), ale faktura podaje otrzymaną kwotę (art. 106f ust. 1 pkt 2), więc niech automat wystawia ją po wpływie, nie przy akceptacji. Gdy zaliczka i wykonanie usługi wypadają w tym samym miesiącu, obowiązku jej wystawienia co do zasady nie ma (art. 106b ust. 1a), ale to zwolnienie nie działa tam, gdzie ustawa ustala osobny termin faktury, między innymi przy usługach budowlanych (ust. 1b w związku z art. 106i ust. 3). Przejdź te reguły z księgowym.

Obowiązkowy KSeF objął od 1 lutego 2026 r. firmy o największej sprzedaży, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców, więc faktura zaliczkowa dla firmy idzie zwykle przez KSeF; do końca 2026 r. działają jeszcze wyjątki, między innymi dla firm, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu, i dla faktur z kas rejestrujących. Faktura końcowa podaje numery KSeF faktur zaliczkowych (art. 106f ust. 3). Według dokumentacji API Fakturowni fakturę końcową tworzy się z podłączonymi fakturami zaliczkowymi: przepływ wskazuje, które zaliczki rozliczyć, i nikt nie szuka ich numerów ręcznie.

Ten wzorzec działa w platformie kursów online, którą zbudowałem: po płatności faktura albo paragon powstaje w Fakturowni bez przepisywania, a gdy powiadomienie z bramki nie dotrze, system co 5 minut sprawdza płatności. Nie ma tam KSeF ani AI, ale zasada jest ta sama: dokument powstaje z danych, które system już ma.

Cenniki i przepisy się zmieniają. Linki do źródeł są na dole strony.

Gdzie ucieka czas i jak to zmierzyć na własnych ofertach

Zanim cokolwiek zbudujesz, zmierz dwie liczby: minuty pracy na jedną ofertę i dni od zapytania do wysyłki.

Przy trzech najbliższych ofertach zmierz stoperem minuty na odczytanie zapytania, dopytanie klienta, liczenie, złożenie dokumentu i wysyłkę. Średnią i liczbę ofert w miesiącu wpisz do kalkulatora pod schematem, przy opcji „w miesiącu”: pokaże godziny w miesiącu i w roku, czyli górną granicę tego, co automatyzacja może Ci oddać.

Dni od zapytania do wysyłki weźmiesz z dat w skrzynce. Jeśli oferta wymagająca godziny pracy wychodzi po kilku dniach, problemem jest czekanie na wolny wieczór, a klient, który pytał kilka firm, może mieć już oferty tych, które odpowiedziały szybciej.

Po uruchomieniu te liczby zbiera już przepływ. Liczy medianę dni do oferty, bo średnią zawyży jedno zapytanie, które miesiąc czekało na wymiary. Zapisuje, ile ofert klienci przyjęli, ile poprawiłeś przed wysyłką i dlaczego, a przy odmowie jeden powód z listy: cena, termin, zakres, inny wykonawca, brak odpowiedzi. Jeśli tę samą pozycję poprawiasz raz za razem, w cenniku jej brakuje albo ma złą stawkę.

Od czego zacząć

Pierwszy krok zrobisz dziś wieczorem, bez narzędzi, na trzech ostatnich ofertach.

Otwórz trzy ostatnie oferty i zaznacz wszystko, co przepisałeś z poprzedniej albo przeliczyłeś według stałej stawki. To zakres pierwszego przepływu. Powtarzające się pozycje przenieś do arkusza jako cennik, a z najlepszej oferty zrób szablon ze znacznikami.

Potem uruchom tylko trzy kroki: formularz, szkic z cennika i Twoje zatwierdzenie, zapisując każdą poprawkę i jej powód. Gdy szkice wychodzą bez poprawek, dołóż przypomnienia, a na końcu łańcuch po akceptacji, przejrzany wcześniej z księgowym.

Takie przepływy buduję zdalnie, w n8n albo we własnym kodzie, jako część automatyzacji dla firm, a zakres i koszt sprawdzisz w cenniku. Wystarczy rozmowa przez telefon albo wideo i Twoje trzy ostatnie oferty, żeby ustalić, co automat może liczyć od pierwszego dnia, a co zostaje przy Tobie.

Pytania i odpowiedzi