Automatyczne wprowadzanie zamówień z maila do Subiekta, Optimy, enova365 i Wapro

Krótko: klient pisze jak zawsze, a szkic zamówienia powstaje sam

Nie musisz przekonywać stałych klientów do portalu B2B. Wystarczy, że nikt u Ciebie nie będzie już przepisywał tego, co przysyłają mailem.

Wyobraź sobie poranek w hurtowni albo u małego producenta. Na skrzynce czeka PDF z systemu zakupowego klienta, Excel w jego własnym układzie, zdjęcie kartki z magazynu i mail „to co zwykle, plus dwie palety kleju”. Ktoś otwiera każdą wiadomość, szuka w kartotece, który Twój indeks kryje się pod nazwą klienta, sprawdza cenę i stan, wpisuje pozycje do Subiekta albo Optimy i odpisuje, że zamówienie przyjęte.

Portal B2B pomaga tylko wtedy, gdy klienci z niego korzystają, a stały odbiorca, który od lat wysyła zamówienia ze swojego programu, rzadko ma powód, żeby to zmieniać. Jest trzecia droga: klient pisze jak dotąd, przepływ czyta wiadomość i zakłada szkic zamówienia w Twoim systemie, a człowiek patrzy tylko na to, czego automat nie był pewien. Szerszą mapę takich zadań znajdziesz w przewodniku co można zautomatyzować w firmie.

• Przepisywanie pozycjiIndeks, ilość, jednostka i cena trafiają do szkicu bez klikania po kartotece.
• Zgadywanie, co klient miał na myśliNazwa klienta zamienia się na Twój indeks według słownika, który rośnie z każdą poprawką.
• Sprawdzanie stanu i cennika linia po liniiPozycje, których brakuje albo których cena różni się od cennika, dostają oznaczenie do sprawdzenia.
• Pisanie potwierdzeń od zeraKlient dostaje potwierdzenie z listą pozycji i datą wysyłki. Ty dopisujesz zdanie tylko wtedy, gdy coś się zmieniło.

Od maila do szkicu: Excel, PDF, treść wiadomości i zdjęcie

Każdy format wymaga innego podejścia. Excel w stałym układzie odczytają proste reguły, PDF zwykle wymaga modelu językowego, a zdjęcie kartki zawsze sprawdza człowiek.

Zacznij od skrzynki. Zamówienia powinny trafiać na osobny adres albo dostawać własną etykietę; filtry w Gmailu potrafią automatycznie oznaczać przychodzące wiadomości etykietami. W n8n węzeł Gmail Trigger sprawdza skrzynkę w ustalonym rytmie i da się go zawęzić do etykiety, nadawcy albo zapytania wyszukiwarki Gmaila. Domyślnie reaguje tylko na nieprzeczytane wiadomości, więc jeśli ktoś otwiera zamówienia przed przepływem, zmień ustawienie Read Status. Inne skrzynki obsłuży węzeł Email Trigger (IMAP).

Excel i CSV to najprostszy przypadek. Węzeł Extract From File odczytuje pliki CSV, XLS, XLSX i ODS, więc gdy klient przysyła stały układ kolumn, model językowy nie jest potrzebny. Wystarczy zapisać, w której kolumnie ten klient trzyma kod, a w której ilość.

Z PDF-a ten sam węzeł wyciąga tekst, ale każdy klient ma inny wzór dokumentu, więc tu przydaje się model językowy. Węzeł Information Extractor dostaje tekst i schemat pól do zwrócenia: numer zamówienia klienta, NIP, pozycje z nazwą, ilością i jednostką, termin. Schemat opisujesz listą atrybutów, przykładem w JSON albo w JSON Schema.

Zdjęcie kartki, skan albo odręczne dopiski odczyta tylko model obsługujący obrazy. Tu najłatwiej o pomyłkę, więc każdą linię takiego zamówienia sprawdza człowiek. Podobnie jest z mailem „to co w zeszłym tygodniu, tylko więcej rur”: przepływ przygotuje propozycję na podstawie poprzedniego zamówienia klienta, a ilości zatwierdzi opiekun. Ogólne zasady łączenia programów opisuję w przewodniku o przepisywaniu danych między programami.

Słownik mapowań: jak nazwa od klienta staje się Twoim indeksem

Odczytanie PDF-a to łatwiejsza część. Trudniej jest wtedy, gdy klient pisze o towarze po swojemu, własnym kodem albo skrótem, a przepływ musi trafić w jeden indeks z Twojej kartoteki.

Weźmy hipotetyczną hurtownię instalacyjną. Jeden klient pisze „kolano 20 zielone PP”, drugi podaje swój kod „KOL-PP-20”, trzeci zamawia „karton kolanek dwudziestek”. W kartotece to jeden indeks. Opiekun wie to z pamięci, przepływ potrzebuje tego na piśmie.

Najważniejszą częścią przepływu jest więc słownik mapowań: tabela, w której każdy wiersz mówi, że u tego klienta ten tekst albo kod oznacza konkretny Twój indeks, jednostkę i przelicznik. W n8n możesz go trzymać w tabeli danych (dokumentacja wymienia tabele przeglądowe wśród zastosowań), a węzeł Data Table ma operację upsert: aktualizuje istniejący wiersz albo dodaje nowy. Domyślnie wszystkie tabele danych w jednej instancji n8n mogą zająć łącznie 200 MiB; przy własnym serwerze limit zmienisz zmienną N8N_DATA_TABLES_MAX_SIZE_BYTES. Słownikowi mapowań to w zupełności wystarczy, a zamiast tabeli może być też zwykły arkusz.

Kolejność sprawdzania ma znaczenie. Najpierw słownik: dokładne dopasowanie daje indeks bez udziału modelu. Gdy słownik milczy, model proponuje indeks z kartoteki, a linia dostaje oznaczenie. Opiekun zatwierdza albo poprawia propozycję, a jego decyzja staje się nowym wierszem. Gdy ten klient napisze następnym razem dokładnie to samo, dopasowanie pójdzie ze słownika, bez modelu i bez opiekuna.

Osobno pilnuj jednostek, bo klient zamawia kartonami, a Ty sprzedajesz sztuki. Przelicznik zapisuj w słowniku. W Comarch ERP Optima, gdy karta towaru istnieje, ale przelicznik w pliku XML różni się od tego na karcie, na importowany dokument trafia przelicznik z pliku, więc błędny przelicznik z automatu trafi prosto na dokument.

• KlientNIP albo symbol z kartoteki, a nie sam adres e-mail, bo ludzie zmieniają skrzynki.
• Tekst lub kod klientaDokładnie tak, jak klient go pisze, razem z literówkami.
• Twój indeks i jednostkaIndeks z Twojej kartoteki, jednostka, w której sprzedajesz, i przelicznik z jednostki klienta, na przykład z kartonu na sztuki.
• Kto i kiedy zatwierdziłPrzy każdym wierszu zapisz, kto go dodał i kiedy. Gdy jakieś mapowanie okaże się błędne, szybko ustalisz jego źródło i poprawisz jeden wiersz.

Subiekt, Optima, enova365, Wapro: którędy zamówienie wchodzi do systemu

Każdy z tych systemów przyjmuje dokumenty z zewnątrz inną drogą. Zanim cokolwiek zbudujesz, sprawdź, którą masz w licencji.

Niezależnie od systemu trzymaj się dwóch zasad. Pierwsza: powstaje dokument, który da się jeszcze poprawić. W Optimie rezerwację odbiorcy można zapisać do bufora i tam edytować, a do innych dokumentów przekształca się wyłącznie rezerwacje zapisane na stałe. Czy import XML zapisuje ją do bufora, sprawdź na kopii bazy. Druga: przepływ nie zakłada nowych kartotek. Nieznany towar albo klient to sygnał dla człowieka, więc w oknie importu Optimy odznacz zakładanie kart, a w Wapro Mag używaj pliku aktualizacji zamiast pliku replikacji.

Zachowaj też numer zamówienia klienta. W Optimie służy do tego pole „Numer zamówienia” na rezerwacji odbiorcy, które przy przekształceniu przechodzi do opisu dokumentu. Po nim przepływ rozpozna, że mail z poprawką dotyczy zamówienia już wprowadzonego.

Którędy dokumenty z zewnątrz wchodzą do popularnych polskich systemów sprzedaży, według dokumentacji producentów.

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

Gdzie zostaje człowiek: nowy klient, rabat, brak towaru

Przepływ przepisuje pozycje, ale nie decyduje o rabacie, nowym kliencie ani terminie obiecanym klientowi. Te decyzje zostają przy ludziach.

Dobry przepływ ma spisane sytuacje, w których się zatrzymuje. Opiekun widzi wtedy oznaczoną linię i powód wstrzymania. Jak projektować takie punkty, piszę w przewodniku o podejściu human in the loop, a o zadaniach, których w ogóle nie warto oddawać, w tekście czego nie automatyzować.

Przy zamówieniach samo „tak albo nie” nie wystarczy, bo przy oznaczonej linii opiekun ma coś do poprawienia. Dlatego zamiast przycisku akceptacji w mailu lepiej użyć w n8n węzła Wait z formularzem: przepływ czeka, aż opiekun poprawi oznaczone linie i zatwierdzi formularz. Dokumentacja n8n sama poleca węzeł Wait do bardziej złożonych akceptacji.

• Nowy klientNadawca albo NIP spoza kartoteki. Opiekun decyduje, czy i na jakich warunkach go obsłużyć.
• Cena inna niż w cennikuKlient wpisał cenę z zeszłorocznej oferty. Rabat to decyzja handlowa, nie odczyt pliku.
• Brak na stanieSystem proponuje zamiennik albo realizację częściową, wariant wybiera człowiek.
• Nietypowa ilośćDziesięć razy więcej niż zwykle bywa literówką, a bywa dużym zleceniem. Rozstrzyga rozmowa z klientem.
• Zaległe płatnościPrzepływ oznacza klienta z przeterminowanymi płatnościami, a Optima pokazuje je też na formularzu rezerwacji. O wydaniu towaru decyduje człowiek.

Potwierdzenie dla klienta z datą wysyłki

Klient, który wysłał zamówienie i nie dostał odpowiedzi, nie wie, czy wszystko dotarło, i może zadzwonić, żeby to sprawdzić. Potwierdzenie z listą pozycji i datą wysyłki odpowiada na to pytanie, zanim klient sięgnie po telefon.

Po zatwierdzeniu szkicu klient dostaje wiadomość z numerem swojego zamówienia, listą pozycji, zmianami wobec tego, co zamówił, i przewidywaną datą wysyłki. Gdy w systemie pojawi się numer przesyłki, klient dostaje go w drugiej wiadomości. Do tego nie trzeba modelu językowego, wystarczy szablon.

Sprawdź najpierw, co robi Twój system. Według InsERT dodatkowy moduł Automatyzacja w Subiekcie nexo wyśle na przykład SMS-a do klienta o zrealizowanym zamówieniu i powiadomi magazyn o nowym zamówieniu.

Dzienny raport: ile zamówień przeszło bez poprawek

Czy przepływ działa, pokażą trzy liczby z Twojej skrzynki: ile zamówień przeszło bez poprawek, ile poprawił opiekun, a ile wróciło do ręcznej obsługi.

Na koniec dnia przepływ liczy te trzy statusy osobno dla każdego klienta i formatu, a obok pokazuje wiersze dopisane tego dnia do słownika. Jak zbudować zestawienie, które ktoś naprawdę czyta, opisuję w przewodniku o automatycznym raporcie tygodniowym.

Raport musi też pokazać to, czego przepływ sam nie przetworzył. W platformie kursów online, którą zbudowałem, ta zasada chroni płatności: gdy powiadomienie z bramki zaginie, system co 5 minut sam sprawdza płatności. Przy zamówieniach mail bez statusu po ustalonym czasie trafia na listę do sprawdzenia przez człowieka.

Jak zestawić czas odzyskany na zamówieniach z kosztem budowy i utrzymania, piszę w przewodniku czy automatyzacja się opłaca.

Kiedy to się nie opłaca

Ten przepływ ma sens przy stałych klientach, powtarzalnych pozycjach i drodze do systemu, którą masz w licencji. Jeśli brakuje któregoś z tych warunków, zacznij od czegoś prostszego albo od porządków.

• Kilka zamówień w tygodniuPolicz czas kalkulatorem w następnej sekcji. Jeśli ręczne wpisywanie zajmuje miesięcznie kilka godzin, budowa słownika, testy i utrzymanie przepływu mogą kosztować więcej, niż oszczędzisz. Jak to zestawić, opisuję w przewodniku czy automatyzacja się opłaca.
• Każde zamówienie jest inneZamówienia na wymiar, z rysunkiem albo z prośbą o wycenę wymagają decyzji handlowca, a słownik mapowań nie ma się czego nauczyć. Tu bardziej pomoże automatyzacja ofert i wycen.
• Odbiorca może wysłać EDIJeśli duży klient i tak wysyła komunikaty EDI, przyjmij je modułem do tego przeznaczonym, na przykład modułem EDI w enova365, zamiast odczytywać PDF wygenerowany z tych samych danych.
• Kartoteka w nieładzieZdublowane indeksy, towary bez jednostek i przeliczników albo kilka kart jednego kontrahenta sprawią, że słownik zapisze bałagan i będzie go powtarzał. Najpierw porządek w kartotece, potem automatyzacja.
• Brak drogi do systemuSubiekt GT bez Sfery albo Optima bez partnera, który zna strukturę plików XML, oznaczają wariant półautomatyczny: przepływ przygotuje zamówienie z dopasowanymi indeksami, ale do systemu wpisze je człowiek. Oszczędność jest wtedy mniejsza i warto ją policzyć osobno.

Jak zacząć: pierwszy krok w tym tygodniu

Nie zaczynaj od wyboru narzędzia. Zacznij od ostatnich zamówień, które przyszły mailem.

1. Zbierz próbkęOdłóż do folderu kilkadziesiąt ostatnich zamówień z maila i podziel je według formatu: Excel, PDF, treść wiadomości, zdjęcie.
2. Zmierz czasPrzez tydzień licz zamówienia z maila i zmierz stoperem kilkanaście kolejnych, od otwarcia wiadomości do potwierdzenia. Średnie minuty i liczbę zamówień z tego tygodnia wpisz do kalkulatora pod listą; w polu „Ile osób to robi” zostaw 1, bo liczysz zamówienia z całej skrzynki. To Twój punkt odniesienia.
3. Wybierz jednego klienta i jeden formatNajlepiej klienta, który zamawia często i przysyła stały układ pliku. Dla niego zbuduj pierwszy słownik z historii zamówień.
4. Sprawdź drogę do systemuSubiekt nexo PRO albo Sfera dla Subiekta GT, import XML w Optimie, WebAPI lub EDI w enova365, formaty zamówień w Wapro Mag. Od tego zależy, czy przepływ zapisze szkic sam, czy przygotuje plik do importu.
5. Uruchom przepływ obok ręcznej pracyPrzez pierwsze tygodnie przepływ tworzy szkice, a opiekun dalej wprowadza zamówienia po staremu i porównuje. Ręczne wpisywanie wyłączasz, gdy liczby z raportu są dobre.

Nowa rola opiekuna zamówień: terminy, zamienniki, sygnały od klientów

Automatyzacja zamówień nie służy do zmniejszania zespołu. Opiekun, który nie musi już przepisywać pozycji, zajmuje się tym, czego program nie zrobi: rozmową z klientem.

Opiekun, który przestaje przepisywać, ma czas na sygnały, które dotąd ginęły: przepływ zapisuje każde zamówienie z datą, więc łatwo wyłapać odbiorców, którzy zamawiają rzadziej albo mniej niż zwykle. Taki klient powinien dostać telefon od osoby, którą zna, a nie automatycznego maila. Jak zaplanować przesunięcie zadań w zespole, opisuję w przewodniku o przekwalifikowaniu pracowników przy automatyzacji.

W praktyce opiekun potwierdza przez telefon terminy dużych i nietypowych zamówień i doradza, co w zamian, gdy towaru brakuje. Słownik mapowań to jego wiedza o klientach, zapisana dla całej firmy.

Ile kosztuje wdrożenie u mnie i jak je sprawdzić przed zamówieniem

Taki przepływ to w moim cenniku automatyzacja jednego procesu: 3000 –⁠ 18 000 zł netto za wdrożenie. Dolna granica obejmuje rozpisanie procesu i policzenie, ile czasu zjada, przepływ z obsługą błędów, połączenie z programami, których już używasz, punkt zatwierdzenia przez człowieka oraz instrukcję i szkolenie dla zespołu.

Kwotę podnoszą: PDF-y w różnych układach, które musi czytać model AI zamiast prostych reguł, system bez gotowej drogi importu, kolejni klienci i formaty oraz wymóg pełnej historii decyzji. Utrzymanie, czyli reagowanie na zmiany w połączonych programach i poprawki, kosztuje 400 –⁠ 2000 zł netto miesięcznie. Abonament n8n albo serwer i koszt modelu AI płacisz bezpośrednio dostawcom, bez mojej marży.

Zanim napiszesz, możesz na demo automatyzacji faktur i maili zobaczyć, jak zamówienie z maila trafia do systemu, a człowiek zatwierdza wyjątki, i policzyć w kalkulatorze, ile godzin miesięcznie zabiera Ci ta praca. Zakres, termin i jedną kwotę dostajesz na piśmie przed startem, a projekt rozliczamy etapami, z zaliczką na start.

Jeśli chcesz zbudować taki przepływ u siebie, napisz mi, w jakich formatach przychodzą zamówienia, ile ich jest dziennie i w jakim systemie je wprowadzasz, a odpiszę, od którego klienta i której drogi bym zaczął. Zakres usługi opisuję na stronie automatyzacje AI, pełne widełki są w cenniku, a szczegóły ustalamy przez telefon albo wideo.

Kwoty netto z mojego cennika.

Pytania i odpowiedzi