Jak znaleźć procesy do automatyzacji: tydzień z dziennikiem zadań, zanim zamówisz audyt

Nie zaczynaj od narzędzia ani od audytu

Gdzie ucieka czas, wiedzą osoby, które tę pracę wykonują. Tydzień zapisków pokaże to w liczbach: zadanie, skąd i dokąd idą dane, co je uruchomiło i ile minut trwało.

Narzędzie wybrane przed problemem automatyzuje to, co łatwo pokazać, a nie to, co zjada najwięcej godzin. Audyt zamówiony bez własnych danych ma ten sam kłopot z drugiej strony: audytor słyszy, jak firma powinna działać, a nie widzi, co ludzie naprawdę robią we wtorek po południu.

Zacznij więc od tygodnia zapisków w arkuszu, prowadzonych razem z zespołem. Pytanie nie brzmi „kto jest tu zbędny”, tylko „które zadania chętnie oddasz automatowi”. Kto codziennie przepisuje dane, pilnuje terminów i przypomina innym, wie, które z tych czynności można oddać, a łatwiej mu je wskazać, gdy ma pewność, że odzyskany czas wróci do niego: na klientów, sprzedaż, naukę albo sprawy, które od miesięcy czekają.

Od tego samego zaczyna program PARP opisany niżej. W regulaminie operatora dla śląskiego, łódzkiego i świętokrzyskiego z 25 września 2026 r. doradztwo przed szkoleniami ma pomóc zidentyfikować procesy, które można zautomatyzować, a plan wdrożenia powstaje po szkoleniach.

Tydzień z dziennikiem nie zawsze jest potrzebny. Jeśli jedno zadanie wyraźnie zjada kilka godzin tygodniowo, zmierz tylko je i od niego zacznij. Gdy firma żyje z jednorazowych projektów, dziennik znajdzie mało powtórzeń, a bez nich automat się nie zwróci. A gdy brakuje zleceń, a nie czasu, zacznij od sprzedaży, bo odzyskane godziny niczego nie zmienią.

Dziennik zadań na pięć dni: jak go prowadzić z zespołem

Pięć dni roboczych, jeden formularz i wpis zaraz po wykonaniu zadania wystarczą, żeby zobaczyć, gdzie idą godziny.

Załóż Formularz Google z czterema krótkimi pytaniami w tej kolejności: zadanie, skąd i dokąd, co je uruchomiło, ile minut trwało. Odpowiedzi trafią do powiązanego arkusza. Pytania „Zadanie” i „Skąd i dokąd” ustaw jako jednokrotny wybór z opcją „Inna odpowiedź”. To, co już jest na liście, wybierasz jednym kliknięciem, a nowe opisujesz własnymi słowami i wieczorem dopisujesz do listy. Dzięki temu to samo zadanie ma zawsze tę samą nazwę, a formuły policzą je razem.

Trzy zasady. Wpis powstaje zaraz po zadaniu, nie wieczorem z pamięci, kiedy łatwo pominąć drobiazgi. Wpis to kilka kliknięć: przy każdym wykonaniu odpowiadasz na cztery pytania, a trzy ostatnie kolumny tabeli uzupełniasz raz na zadanie, w piątek. Wpisujesz też to, co wydaje się zbyt drobne: sprawdzenie, czy przelew wpłynął, trzecią wysyłkę tego samego załącznika, szukanie numeru zamówienia w wątku.

Dziennik mierzy zadania, a nie ludzi. Powiedz to na starcie i dotrzymaj słowa: wyników nie używasz do oceny pracy, a jeśli chcesz wiedzieć, w którym dziale zadanie wraca, dodaj na końcu formularza pytanie o dział („biuro”, „magazyn”), nigdy o imię.

Kolumny dziennika: cztery pierwsze przy każdym wpisie, trzy ostatnie raz na zadanie, w piątek

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

30 zadań, które rozpoznasz u siebie

Jeśli nie wiesz, co wpisywać do dziennika, przejdź tę listę i zaznacz wszystko, co robisz co najmniej raz w tygodniu.

Każda pozycja to przenoszenie informacji z miejsca na miejsce, pilnowanie terminu albo przypominanie. Przykłady z różnych branż znajdziesz w przewodniku co można zautomatyzować w firmie, a zadaniom, które wracają tu najczęściej, poświęciłem tekst o przepisywaniu danych między programami.

• Zapytania i sprzedażPrzepisuję dane z formularza do CRM-u. Odpisuję na te same pytania o termin. Pilnuję, kto miał oddzwonić. Wysyłam katalog po każdej rozmowie. Szukam w skrzynce, co klient już dostał.
• Oferty i dokumentySkładam ofertę z poprzedniej, zmieniając nazwę klienta. Przypominam, że oferta czeka. Przepisuję dane z oferty do umowy. Zbieram podpisy od kilku osób. Odkładam pliki do właściwego folderu.
• Faktury i pieniądzeWystawiam fakturę, przepisując pozycje z zamówienia. Sprawdzam na wyciągu, kto zapłacił. Przypominam o płatności po terminie. Przepisuję faktury kosztowe dla księgowości. Zbieram od zespołu paragony.
• Zamówienia i realizacjaPrzepisuję zamówienie z maila do programu magazynowego. Informuję klienta o zmianie statusu. Wpisuję numer przesyłki do maila. Sprawdzam stany i zamawiam brakujący towar. Rozsyłam ekipom adresy i godziny jutrzejszych zleceń.
• Klient po sprzedażyPo zakupie wysyłam tę samą instrukcję. Tydzień po usłudze proszę mailem o opinię. Pilnuję terminu przeglądu i odnowienia umowy. Przekazuję reklamację do serwisu. Zbieram od nowego klienta brakujące dokumenty.
• Zespół i raportySkładam cotygodniowe zestawienie sprzedaży z kilku programów. Przepisuję godziny pracy do rozliczeń. Rozsyłam te same informacje do kilku osób. Przygotowuję dostępy dla nowej osoby. Szukam ostatniej wersji dokumentu.

Arkusz punktacji: pięć pytań do każdego zadania

Po tygodniu masz listę wpisów. Żeby ułożyć z nich ranking, zadaj każdemu zadaniu pięć pytań z tabeli poniżej.

Najpierw policz czas. W formułach poniżej zadanie stoi w kolumnie B, a minuty w E; przy innym układzie arkusza zmień litery. Formuła =SUMA.JEŻELI(B:B; "Przepisanie zamówienia"; E:E) zsumuje minuty jednego zadania, a =LICZ.JEŻELI(B:B; "Przepisanie zamówienia") policzy jego powtórzenia (po angielsku SUMIF i COUNTIF). Wszystkie zadania naraz podsumuje tabela przestawna z menu Wstaw. Każda kolumna musi mieć nagłówek, a tabela odświeża się sama po każdej zmianie danych.

Potem przelicz wynik na miesiąc. Czas w miesiącu to minuty jednego wykonania razy liczba powtórzeń w miesiącu: 6 minut razy 120 powtórzeń daje 720 minut, czyli 12 godzin. Powtórzenia z tygodnia dziennika zamienisz na miesięczne, mnożąc je przez 52 tygodnie i dzieląc przez 12 miesięcy, a zadania comiesięczne dopisz z pamięci. Kalkulator pod tymi akapitami zrobi to za Ciebie: przy ustawieniu „w tygodniu” wpisz minuty jednego wykonania i powtórzenia z dziennika, a w polu „Ile osób to robi” zostaw 1, bo dziennik liczy już cały zespół.

To pomiar tego, ile zadanie zabiera dziś, a nie obietnica oszczędności, bo część kroków zostanie przy człowieku. Żeby oszacować, ile czasu wróci, policz w kalkulatorze drugi wariant: te same powtórzenia, a minuty jednego wykonania pomniejszone o czas, w którym człowiek sprawdza wynik.

Czas to jedno z pięciu kryteriów. Daj zadaniu od 0 do 2 punktów w każdym wierszu tabeli i zsumuj, maksymalnie 10. Zadanie z zerem w wierszu „reguła” nie jest jeszcze kandydatem, niezależnie od sumy: najpierw trzeba je spisać.

Wysoki koszt pomyłki to argument za automatem, bo reguła nie robi literówek w numerze konta, ale też znak, że musi zostać krok, w którym człowiek zatwierdza wynik. Jak z godzin zrobić rachunek opłacalności, opisuję w przewodniku czy automatyzacja się opłaca.

Punktacja kandydatów do automatyzacji: każde kryterium od 0 do 2 punktów

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

Najpierw spisz, potem automatyzuj

Automat wykona tylko to, co ktoś opisał krok po kroku. Zadanie przechodzi przez cztery szczeble, a już pierwszy przydaje się bez programu.

Weź zadanie z najwyższym wynikiem i poproś osobę, która robi je najczęściej, o opis krok po kroku. Nie musisz od razu przechodzić wszystkich etapów, bo już sama checklista pozwala przekazać zadanie na czas urlopu.

Tak wygląda ostatni szczebel w działającym systemie: platforma kursów online, którą zbudowałem. Po płatności system sam wystawia fakturę albo paragon w Fakturowni i od razu otwiera dostęp do kursu. Gdy powiadomienie z bramki nie dotrze, co 5 minut sam sprawdza płatności. O zwrocie decyduje właściciel w panelu, a korekta faktury powstaje bez przepisywania.

1. ChecklistaCzynności po kolei, z nazwą programu przy każdej: otwieram maila, kopiuję NIP do programu do faktur, wybieram pozycje, wysyłam PDF.
2. RegułaPrzy każdym kroku zapisz warunek „jeśli…, to…”, a przy „to zależy” dopisz, od czego zależy. Jeśli nie potrafisz tego nazwać, krok jest oceną i zostaje przy człowieku.
3. Krok automatuKroki oparte na regule przechodzą do automatu: pobranie danych, wpisanie ich w drugi program, dokument z szablonu.
4. Punkt akceptacjiMiejsce, w którym człowiek zatwierdza wynik, zanim wyjdzie do klienta albo dotknie pieniędzy. W n8n to operacja Send and Wait for Approval w węźle Gmail: przepływ czeka, aż człowiek kliknie zatwierdzenie w mailu.

Trzy zadania na start i pierwszy pilotaż

Z rankingu wybierasz trzy zadania, a budujesz jedno. Reszta czeka, aż pierwsze pokaże, jak automatyzacja działa w Twojej firmie.

Najwyższy wynik nie zawsze oznacza najlepszy start. Z czołówki wybierz zadanie, które ma jednego właściciela, dotyczy jednego albo dwóch programów i którego pomyłka zostanie wewnątrz firmy.

Czołówkę ustal razem z osobami, które prowadziły dziennik, bo to one wiedzą, gdzie kończy się reguła, a zaczyna ocena. Te warunki spełnia rozliczanie wpłat ze schematu poniżej. Odpowiada za nie jedna osoba, a pomyłki wyłapuje człowiek, który przegląda listę wyjątków.

1. Zapisz stan „przed”Zanotuj minuty w miesiącu, liczbę pomyłek i czas czekania klienta, żeby po pilotażu mieć porównanie.
2. Opisz zakres w jednym zdaniuNa przykład: wpłaty z wyciągu same oznaczają faktury jako zapłacone, a niedopasowane trafiają na listę.
3. Wyznacz punkt akceptacjiKto zatwierdza wynik i co dzieje się z przypadkami spoza reguły.
4. Uruchom obok ręcznej pracyPrzez pierwsze tygodnie człowiek porównuje wyniki automatu ze swoimi. Dopiero gdy się zgadzają, automat przejmuje zadanie.
5. Zmierz „po” i porozmawiajPolicz te same liczby i zapytaj osobę, która oddała zadanie, czym się teraz zajmuje i co poprawić w przepływie.

Gdzie zostaje człowiek

Automat przejmuje przepisywanie, pilnowanie i przypominanie. Decyzje zostają u ludzi, i to trzeba zaplanować.

Człowiek zatwierdza wszystko, co dotyka pieniędzy, wychodzi do klienta, zmienia sytuację drugiej osoby albo wymaga oceny, której nie da się zapisać regułą. Automat przygotowuje fakturę, szkic odpowiedzi czy listę zaległości, a zatwierdza, wysyła i rozmawia człowiek. Więcej w przewodniku człowiek w pętli automatyzacji.

Gdy w przepływie pracuje model językowy, dochodzą dwie sprawy. Pierwsza to kompetencje. Art. 4 aktu o sztucznej inteligencji (rozporządzenie 2024/1689) zobowiązuje firmę, która korzysta z systemów AI, do wspierania wiedzy o AI u osób, które obsługują je w jej imieniu. Po zmianach z AI Omnibus, który wszedł w życie 27 lipca 2026 r., przepis nie wskazuje już konkretnego, „wystarczającego” poziomu tej wiedzy, co potwierdza Komisja Europejska w FAQ o kompetencjach w zakresie AI. Osoba, która zatwierdza wynik modelu, powinna jednak wiedzieć, jak model się myli.

Druga sprawa to dane osobowe. 6 sierpnia 2026 r. UODO opublikował na swojej stronie cztery listy pytań, które warto zadać sobie przed wdrożeniem narzędzia AI, w tym osobną dla małych i średnich firm korzystających z gotowych systemów. Odpowiedz na nie, zanim pierwszy mail klienta trafi do modelu.

• PieniądzeRabat, korekta, zwrot, zmiana terminu płatności. Automat przygotowuje dane, człowiek decyduje.
• KlientOdpowiedź na reklamację, niestandardowa oferta, wiadomość w sporze. Automat pisze szkic, człowiek wysyła.
• LudzieRekrutacja, ocena pracy, grafik uwzględniający czyjąś sytuację. Automat co najwyżej porządkuje dokumenty.

Checklista gotowości: 10 pytań przed pierwszą automatyzacją

Większość odpowiedzi „tak” oznacza kandydata na pilotaż. Każde „nie” to zadanie do zrobienia przed budową.

1. Czy zadanie ma właściciela?Jedna osoba odpowiada za zadanie i zatwierdza zmianę sposobu pracy.
2. Czy wiesz, ile trwa i jak często wraca?Masz liczby z dziennika, a nie z pamięci.
3. Czy jest spisane?Według checklisty zadanie wykona ktoś na zastępstwie.
4. Czy regułę da się zapisać bez „to zależy”?Wyjątki mają nazwy, a każdy przypadek bez nazwy trafia do człowieka.
5. Czy dane są w programie, a nie w głowie?Automat przeczyta mail, ale nie ustalenia z rozmowy.
6. Czy programy da się połączyć?Mają eksport, API albo gotową integrację.
7. Czy wiesz, gdzie człowiek zatwierdza?Punkt akceptacji jest wyznaczony przed budową, a nie po pierwszej pomyłce.
8. Czy wiesz, co się stanie przy awarii?Jest procedura ręczna i osoba, która dostaje powiadomienie o błędzie.
9. Czy wiesz, jakie dane osobowe gdzie trafią?Masz listę programów i dostawców, przez które przejdą dane klientów.
10. Czy wiesz, na co pójdzie odzyskany czas?Osoba oddająca zadanie wie, czym zajmie się w zamian, i ma w tym głos.

Ostatnia kolumna: na co pójdzie odzyskana godzina

Ostatnia kolumna dziennika mówi, czym zajmie się osoba, która odda zadanie. Od odpowiedzi zależy, czy zespół poprze automatyzację, czy uzna ją za wstęp do zwolnień.

Dobre odpowiedzi w tej kolumnie są konkretne: oddzwonić do klientów, nauczyć się programu do kosztorysów, zająć się reklamacjami bez pośpiechu. W jednoosobowej firmie to często wolny wieczór zamiast wieczoru z fakturami.

Jeśli czas ma pójść na naukę, sprawdź projekt PARP „Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej” z programu FERS. Firma z sektora MŚP, także jednoosobowa, zgłasza się do operatora ze swojego makroregionu po refundację części kosztów usług z Bazy Usług Rozwojowych. Dla śląskiego, łódzkiego i świętokrzyskiego operatorem jest Krajowe Centrum Pracy. Według jego regulaminu z 25 września 2026 r. refundacja wynosi do 83% ceny usługi, a podstawą jest najwyżej 19 500 zł na uczestnika. Szkolenie jest obowiązkowe, a doradztwo, na przykład przegląd procesów w firmie, może kosztować najwyżej 40% wartości szkoleń. Wnioski przyjmuje w jednodniowych rundach, osobnych dla mikro i małych firm, średnich firm i samozatrudnionych. Według harmonogramu z 21 września 2026 r. najbliższa runda, dla samozatrudnionych, wypada 25 listopada 2026 r., a ostatnia 26 lipca 2028 r. Projekt finansuje naukę i doradztwo, a nie zakup oprogramowania. W innych makroregionach terminy i warunki ustala inny operator, więc sprawdź jego regulamin.

Pierwszy krok zrób jeszcze dziś: załóż formularz z czterema pytaniami z tabeli dziennika, pokaż go zespołowi z pytaniem „które zadania chętnie oddasz automatowi” i zbieraj wpisy przez pięć dni roboczych. Potem policz minuty, przyznaj punkty i wybierz trzy zadania.

Gdy masz swoje trzy zadania, wyślij mi je z liczbami z dziennika, a porozmawiamy przez telefon albo wideo o tym, co da się zbudować od razu, a co trzeba najpierw spisać. Zakres takich wdrożeń opisuję na stronie automatyzacje, a cennik pokazuje, od czego zależy koszt.

Cenniki i przepisy się zmieniają. Linki do źródeł są na dole strony.

Pytania i odpowiedzi