Ile kosztuje aplikacja webowa na zamówienie: widełki, utrzymanie i porównanie wycen

Za jaki rodzaj systemu ile zapłacisz?

Najmniej zapłacisz za system dla jednego procesu z jedną rolą i prostym panelem: 15 000–⁠40 000 zł u Devisu, 30 000–⁠60 000 zł u Convert Studio i MadeByRogal. Narzędzie z kilkoma rolami i integracją to 20 000–⁠50 000 zł netto u MZSoft i 40 000–⁠80 000 zł u Devisu, portal albo panel dla klientów 60 000–⁠180 000 zł (z integracją z ERP u Convert Studio od 90 000 zł), a platforma sprzedawana jako usługa według MadeByRogal od 180 000 zł netto.

Ten przewodnik dotyczy firmy, która już działa i chce uporządkować proces: zamówienia, zlecenia serwisowe, obieg dokumentów albo kontakt z klientami. Nowy produkt na sprzedaż to inna sytuacja, opisana w przewodniku koszt i zakres pierwszej wersji produktu (MVP).

Pod jedną nazwą kryją się trzy zlecenia: panel dla zespołu, panel klienta B2B i system zamiast wspólnego arkusza (kiedy Excel przestaje wystarczać). Jeśli może wystarczyć strona z formularzem, zacznij od tekstu strona internetowa czy system w przeglądarce.

Kwoty pochodzą od wykonawców i dostawców (adresy w źródłach na dole); traktuj je jako mapę do rozmowy, nie ofertę.

Cenniki i przepisy się zmieniają. Linki do źródeł są na dole strony.

Szybka odpowiedź: publiczne widełki polskich wykonawców według rodzaju aplikacji. Pełne zakresy i daty publikacji w następnej sekcji.

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

Co dokładnie podają polskie software house’y?

Sześciu wykonawców publikuje widełki, ale każdy inaczej nazywa poziomy i inaczej liczy kwoty: netto wprost podają MZSoft, ESSAteam i MadeByRogal, a itCraft wycenia średnie projekty razem z wersjami na Androida i iOS. Dlatego obok kwoty podaję zakres i czas pracy według wykonawcy.

Sprawdź, co wchodzi w kwotę: Convert Studio pisze wprost, że jego przedziały obejmują analizę, projekt, wykonanie, testy i wdrożenie, ale nie utrzymanie ani licencje. Przy kwocie bez dopisku „netto” różnicą może być VAT, a „średni” projekt u jednego wykonawcy bywa w cenie „prostego” u drugiego.

MZSoft podaje stawki 100–⁠180 zł netto za godzinę w małych studiach, 150–⁠250 zł u większych firm i agencji oraz 80–⁠150 zł u freelancerów. Na drugim końcu skali itCraft wycenia pięcioosobowy zespół webowy od 83 000 zł miesięcznie, czyli co najmniej 498 000 zł za pół roku.

Oferta kilka razy niższa od tabeli nie musi być nieuczciwa. Convert Studio ostrzega, że oferta tańsza o 40% zwykle nie obejmuje testów, wdrożenia albo dokumentacji; sprawdź też, czy nie wycenia tylko modułu albo jednego poprawnego scenariusza.

Publiczne widełki polskich wykonawców dla systemów biznesowych, w nawiasie data publikacji tekstu. Kwoty netto tam, gdzie wykonawca to zaznacza; Devisu, Convert Studio i itCraft nie piszą, czy podają kwoty netto, czy brutto.

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

Co najbardziej podnosi cenę?

Koszt aplikacji webowej podnoszą przede wszystkim role i uprawnienia, integracje, migracja danych, raporty i praca offline. Liczba ekranów waży mniej, niż się wydaje: ekran z listą jest tani, drogie są wyjątki, które trzeba na nim obsłużyć.

Za integrację z polskim ERP płacisz też producentowi. InsERT sprzedaje narzędzia programistyczne do nexo PRO w module Sfera PRO+ od 450 zł netto za pierwsze stanowisko, a w enova365 interfejs WebAPI jest licencjonowany jako moduł dodatkowy (pełny cennik w FAQ).

Drugi polski czynnik to KSeF: według Ministerstwa Finansów od 1 lutego 2026 r. wystawiają w nim faktury firmy ze sprzedażą (wraz z podatkiem) powyżej 200 mln zł w 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy. Jeśli system ma wystawiać albo pobierać faktury, połączenie z KSeF trzeba wycenić osobno; technikę opisuję w tekście integracja z KSeF przez API.

• Role i uprawnieniaConvert Studio i ESSAteam piszą, że każda rola to osobne widoki, uprawnienia i testy. W portalu klienta dochodzi izolacja danych: klient A nie zobaczy faktury klienta B nawet po podmianie numeru w adresie.
• IntegracjeConvert Studio liczy każdą integrację z ERP, programem księgowym, kurierem albo bramką płatności na kilka do kilkunastu dni pracy i zauważa, że obsługa wyjątków (brak odpowiedzi, błąd, nowa wersja API) to zwykle większa część kodu.
• Migracja danychArkusze prowadzone latami mają duplikaty i różne zapisy dat. O tym, który rekord jest prawdziwy, decyduje firma, a przy dużym bałaganie czyszczenie danych potrafi zająć więcej godzin niż ekrany.
• RaportyW moich projektach lista z filtrem to kilka godzin, a zestawienie zgodne z księgowością co do grosza to dni, bo najpierw trzeba uzgodnić definicje, np. co znaczy „zamówienie zrealizowane”.
• Dane wrażliweConvert Studio wskazuje, że dane medyczne, kadrowe albo finansowe wymuszają szyfrowanie, rejestr dostępu i audyt uprawnień.
• Historia zmianKto, kiedy i z jakiej wartości zmienił rekord. Trzeba ją zaprojektować od początku, bo dołożona później nie odtworzy przeszłości.
• Praca w terenie i offlineJeśli ktoś ma pracować w hali albo na budowie bez zasięgu, dane trzeba trzymać na telefonie, a po powrocie sieci łączyć zmiany wprowadzone w tym czasie przez różne osoby. Convert Studio uważa to za najdroższy pojedynczy wymóg w specyfikacji. Według MadeByRogal sama wersja w przeglądarce zwykle wychodzi taniej niż osobne aplikacje na iOS i Androida; więcej w przewodniku PWA czy natywna wersja na telefon.
• DostępnośćPolski Akt o Dostępności obejmuje sprzedaż konsumentom online, a panel dla pracowników zwykle nie; zobacz dostępność sklepu internetowego.

Ta sama funkcja w wersji tańszej i droższej. Różnica w cenie bierze się z obsługi wyjątków i skali danych, nie z wyglądu ekranów.

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

Ile wynosi utrzymanie po starcie, miesięcznie i rocznie?

Na utrzymanie składają się opłaty dla dostawców infrastruktury i godziny programisty. MZSoft szacuje hosting przy małej i średniej skali na 50–⁠300 zł miesięcznie, a opiekę, aktualizacje i drobny rozwój na 10–⁠20% kosztu budowy rocznie.

Convert Studio podaje te same 10–⁠20% plus infrastrukturę, itCraft przyjmuje 20% kosztu realizacji jako punkt wyjścia, a Devisu szacuje hosting, aktualizacje i wsparcie łącznie na 500–⁠3 000 zł miesięcznie. Przy projekcie za 80 000 zł to 8 000–⁠16 000 zł rocznie na samą opiekę.

Przykład na moich założeniach: piętnaście osób w panelu, kilkadziesiąt e-maili dziennie i dwie osoby, które śledzą błędy. Serwer VPS-2 w OVHcloud z bazą PostgreSQL kosztuje 30,77 zł netto miesięcznie, a e-maile mieszczą się w darmowym planie Resend. Sentry Team to 26 USD miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (plan darmowy ma jednego użytkownika), czyli około 101 zł po kursie NBP z 2 października 2026 r. (3,8881 zł). Razem około 132 zł miesięcznie, mniej więcej tyle, co godzina programisty w małym studiu według MZSoft.

Dostawca, który przechowuje albo przesyła dane osobowe w imieniu Twojej firmy, działa jako podmiot przetwarzający, a art. 28 ust. 3 RODO wymaga z nim umowy. Art. 32 RODO wymienia zdolność do szybkiego przywrócenia danych po incydencie i regularne testowanie zabezpieczeń, czyli w praktyce kopię, którą ktoś naprawdę odtworzył.

Konta u dostawców zakładaj na swoją firmę, a nie na wykonawcę; przy zmianie wykonawcy nie trzeba nic odzyskiwać.

Przykładowe ceny dostawców infrastruktury dla małego systemu. Kwoty pochodzą z cenników producentów, a dostawcy zmieniają je w trakcie roku, więc przed policzeniem budżetu potwierdź je u źródła.

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

Dlaczego płacić za aktualizacje, skoro wszystko działa?

Środowisko uruchomieniowe, baza danych i biblioteki mają daty końca wsparcia, po których nie dostają już poprawek bezpieczeństwa. Dlatego aktualizacje kosztują nawet wtedy, gdy nie zamawiasz nowych funkcji.

Według strony Node.js wersje LTS dostają poprawki krytycznych błędów przez około 30 miesięcy. PostgreSQL wspiera wersję główną przez 5 lat: wersja 13 straciła wsparcie 13 listopada 2025 r., a wersja 14 dostanie ostatnią poprawkę 12 listopada 2026 r.

Nowa wersja główna bazy wymaga zrzutu i ponownego wczytania danych albo narzędzia pg_upgrade, czyli zaplanowanej pracy z testami całego systemu.

W umowie utrzymaniowej sprawdź, czy takie aktualizacje są w abonamencie, i planuj je przed końcem wsparcia.

# wersja Node.js na serwerze
node --version

# wersja serwera PostgreSQL
psql -At -c "SHOW server_version;"

# przestarzałe pakiety i znane podatności w zależnościach produkcyjnych
npm outdated
npm audit --omit=dev

Fixed price czy time and materials: jak się rozliczać?

Ryczałt (fixed price) daje pewność kwoty, ale wykonawca dolicza zapas na ryzyko, a zmiana zakresu wymaga aneksu. Przy rozliczeniu godzinowym (time and materials) płacisz za wykonaną pracę, ale ryzyko przekroczenia budżetu jest po Twojej stronie.

Stała kwota to zwykle umowa o dzieło (art. 627 Kodeksu cywilnego). Przy ryczałcie wykonawca nie może żądać podwyżki, nawet gdy rozmiaru prac nie dało się przewidzieć (art. 632 § 1), chyba że nieprzewidywalna zmiana stosunków grozi mu rażącą stratą (art. 632 § 2). Do wad stosuje się przepisy o rękojmi przy sprzedaży (art. 638). Ryczałt opłaca się więc przy zakresie zamkniętym, np. po analizie.

Rozliczenie godzinowe to zwykle umowa o świadczenie usług, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750). Płacisz za czas, nie za rezultat, więc bez limitu godzin i regularnych raportów budżet nie ma sufitu.

Przy nowym systemie w działającej firmie wybieram model mieszany: analiza i projekt za stałą kwotę, potem etapy z własną ceną, każdy zakończony odbiorem działającej części. Konkretne zapisy umowy to temat dla prawnika.

Trzy sposoby rozliczenia oprogramowania na zamówienie i ich podstawa w Kodeksie cywilnym (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795).

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

Jak porównać dwie oferty wykonawców?

Dwie wyceny da się porównać dopiero wtedy, gdy obejmują ten sam zakres: role, integracje, migrację danych i prace po starcie.

Jeśli zamiast budowy rozważasz gotowy program w abonamencie, oba rachunki zestawiam w przewodniku oprogramowanie dedykowane czy gotowe. Co wpisać do umowy o kodzie, opisuję osobno: prawa autorskie do kodu i przekazanie projektu.

1. Rozpisz oferty na te same pozycjeWpisz obie w te same wiersze: analiza, projekt, programowanie, testy, migracja, wdrożenie, dokumentacja i szkolenie. Według Convert Studio analiza to zwykle 10–⁠15% budżetu, projekt 10–⁠20%, wykonanie 45–⁠60%, testy 10–⁠20%, a wdrożenie z dokumentacją 5–⁠10%; itCraft przy prostej aplikacji daje do 2 tygodni na wymagania i projekt. Pusty wiersz to coś, za co zapłacisz później.
2. Zapytaj o wyjątki, nie o funkcjeCo się stanie, gdy integracja nie odpowie albo dwie osoby edytują ten sam rekord? Odpowiedź pokazuje, czy wykonawca wycenił obsługę błędów.
3. Przelicz kwotę na godziny60 000 zł przy 150 zł netto za godzinę to 400 godzin, czyli około dwóch i pół miesiąca pracy jednej osoby. Jeśli zakres wygląda na pół roku, coś wypadnie po drodze.
4. Sprawdź zapisy o prawach do koduPrzeniesienie praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim) i obejmuje tylko pola eksploatacji wymienione w umowie (art. 41 ust. 2), więc wpisz w nią też prawo do zmian w programie (art. 74 ust. 4 pkt 2).
5. Ustal, gdzie leży kod i kontaRepozytorium, serwer, domena i konta u dostawców powinny być na Twoją firmę; prawa bez kodu i haseł nic nie dają.
6. Policz trzy lata, nie startDo budowy dodaj utrzymanie i opłaty dla dostawców; oferta tańsza na starcie bywa droższa, gdy opieka nie obejmuje aktualizacji wersji.

Jak zmieścić się w mniejszym budżecie bez cięcia jakości?

Budżet obniża się, wycinając zakres, nie jakość: jeden proces, jedna lub dwie role, import pliku zamiast integracji i gotowe usługi tam, gdzie nie budujesz przewagi.

Nie tnąłbym kopii zapasowych z testem odtworzenia, uprawnień sprawdzanych na serwerze, zapisu błędów i umów powierzenia z dostawcami, bo ich brak widać dopiero przy incydencie.

• Jeden proces od początku do końcaObsłuż w całości czynność, która dziś zabiera najwięcej czasu; dziurę w procesie ktoś wypełni arkuszem.
• Import zamiast integracjiPlik wgrywany raz dziennie nie wymaga kolejki ani ponawiania; integrację na żywo dokładasz, gdy opóźnienie naprawdę przeszkadza.
• Gotowe usługi zamiast pisania od zeraE-maile, płatności, logowanie i pliki PDF bierzesz od dostawców w abonamencie, często z darmowym progiem, zamiast płacić za tygodnie programowania.
• Nie buduj, jeśli gotowe wystarczyFakturowanie, kadry i typowy CRM lepiej kupić. ESSAteam radzi, by przy budżecie poniżej 20 000 zł netto wybrać gotowe narzędzia no-code; porównanie w tekście no-code czy system pisany od zera.

Jak policzyć, czy inwestycja się zwróci?

System się zwraca, gdy odzyskane godziny i zastąpione abonamenty są w ciągu kilku lat warte więcej niż budowa i utrzymanie. Czas ludzi łatwo pominąć, bo nie ma go na żadnej fakturze.

Przykład na moich założeniach: cztery osoby po 45 minut dziennie przepisują zamówienia z poczty do arkusza i do programu magazynowego. Przy 250 dniach pracy to 750 godzin rocznie, a przy 60 zł za godzinę 45 000 zł rocznie, czyli 135 000 zł w trzy lata.

System za 60 000 zł z utrzymaniem 10–⁠20% rocznie i infrastrukturą z przykładu wyżej (około 132 zł miesięcznie) kosztuje przez trzy lata około 82 750–⁠100 750 zł (wyliczenie w tabeli poniżej). Rachunek się spina, jeśli system naprawdę zdejmie przepisywanie, a nie przeniesie je w inne miejsce.

Odzyskane godziny idą na klientów i reklamacje, a decyzje o pieniądzach i wyjątkach zostają przy człowieku. Podobny rachunek dla automatyzacji: czy automatyzacja się opłaca; własne liczby wpisz w kalkulator poniżej.

Rachunek na trzy lata dla przykładu z tej sekcji. Godziny, stawka i kwota budowy to moje założenia; utrzymanie według widełek MZSoft i Convert Studio, infrastruktura według cenników dostawców.

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

Ile biorę za taki projekt i co obejmuje kwota?

U mnie aplikacja zaczyna się od 20 000 zł netto za projekt. To dolna granica dla jednego procesu doprowadzonego do końca, a nie cena szablonu, i publikuję ją w cenniku razem z tym, co podnosi kwotę.

W kwocie jest warsztat o zakresie pierwszej wersji, projekt interfejsu i kod od ekranu po bazę danych, konta z rolami, panel administracyjny oraz kopie zapasowe, logi i wdrożenie. Kwotę podnoszą głównie role i ścieżki, płatności, integracje, wymogi dotyczące danych osobowych i audytu oraz aplikacja mobilna obok webowej.

Integrację z płatnościami albo innym systemem wyceniam osobno, na 2 000–⁠9 000 zł netto. Opieka po wdrożeniu to 300–⁠900 zł netto miesięcznie: aktualizacje, kopie zapasowe, monitoring i pula godzin na drobne zmiany. Płatność dzielę na etapy, z zaliczką na start i fakturą po każdym odbiorze, a serwer, bazę i e-maile opłacasz bezpośrednio u dostawców.

Buduję w Angularze albo React z Next.js, z logiką serwera w TypeScript albo .NET i danymi w PostgreSQL. Prawa majątkowe do kodu przechodzą na Ciebie po rozliczeniu etapu, na podstawie umowy na piśmie, a repozytorium i baza są Twoje od pierwszego dnia. System zaczęty przez kogoś innego najpierw przeglądam, bo stan kodu decyduje, czy taniej go rozwijać, czy przepisać część; więcej na stronie aplikacje webowe.

Jeśli chcesz wiedzieć, ile kosztowałby Twój przypadek, napisz, jaki proces ma obsłużyć system, jak często się powtarza, ile osób będzie z niego korzystać i z jakimi systemami ma się łączyć. Odpowiadam w ciągu jednego dnia roboczego. Pracuję z Mikołowa, zdalnie w całej Polsce.

Kwoty netto z mojego cennika.

Pytania i odpowiedzi