Sklep, Stripe albo BaseLinker a KSeF od 1 stycznia 2027 r.: program do faktur czy integracja

Krótki test: program do faktur czy integracja

Odpowiedz na kilka pytań o to, komu i gdzie wystawiasz faktury. Wynik powie, czy wystarczy Ci darmowa aplikacja Ministerstwa Finansów, program do faktur, czy potrzebujesz integracji, i co zrobić teraz, a co przed 1 stycznia 2027 r. Przy każdej dacie jest link do strony Ministerstwa.

Test dotyczy sprzedaży w Polsce. Sprzedaż za granicę i szczególne procedury rozliczania VAT mają własne zasady, na przykład OSS, czyli rozliczanie VAT od sprzedaży osobom prywatnym w innych krajach UE. Opisuję je w przewodniku o integracji z KSeF przez API.

Co zmienia się 1 stycznia 2027 r.

Rok 2026 jest przejściowy. Od stycznia kończą się wyjątki, z których korzystały małe firmy i sklepy z kasą fiskalną.

Największe firmy, z ponad 200 mln zł sprzedaży z VAT w 2024 r., wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r. Pozostałe robią to od 1 kwietnia 2026 r. Do końca 2026 r. działa jednak wyłączenie: fakturę możesz wystawić poza KSeF, jeśli łączna wartość faktur z VAT w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Od stycznia to wyłączenie znika i każdą fakturę dla firmy wystawiasz w KSeF, bez względu na kwotę.

Do limitu 10 000 zł wliczasz tylko faktury, które bez tego wyjątku musiałyby trafić do KSeF. Nie wliczasz do niego faktur z kasy rejestrującej, sprzedaży osobom prywatnym ani paragonów z NIP do 450 zł uznanych za faktury uproszczone. Jeśli w danym miesiącu przekroczysz limit, fakturę, która go przekroczyła, i każdą następną wystawiasz już w KSeF.

Druga zmiana dotyczy sklepów z kasą fiskalną. Do 31 grudnia 2026 r. faktury z kasy rejestrującej, także paragony z NIP do 450 zł, mogą powstawać poza KSeF. Od stycznia paragon z NIP dalej wydasz, ale przestaje on być fakturą uproszczoną. Firma, która chce faktury, dostanie ją więc z KSeF.

Trzecia zmiana jest po stronie płatności: od 1 stycznia 2027 r. w przelewie za fakturę od innej firmy, która jest czynnym podatnikiem VAT, wpisujesz numer KSeF. Piszę o tym niżej, przy fakturach kosztowych.

Cenniki i przepisy się zmieniają. Linki do źródeł są na dole strony.

Kalendarz KSeF dla firmy, która sprzedaje firmom. Daty według stron Ministerstwa Finansów wypisanych na dole strony.

Tabela jest szersza niż ekran: przesuń ją palcem w bok.

Kogo to dotyczy: faktury dla firm tak, dla osób prywatnych nie

KSeF obejmuje faktury dla firm. Faktury dla osób prywatnych możesz wysyłać do KSeF dobrowolnie, ale nie musisz.

Jeśli Twój sklep sprzedaje tylko osobom prywatnym, 1 stycznia 2027 r. nie zmienia nic po stronie sprzedaży. Zmienia za to stronę kosztów: faktury od polskich dostawców odbierasz przez KSeF od 1 lutego 2026 r., a jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, od stycznia wpisujesz ich numer KSeF w przelewie.

Większość sklepów sprzedaje jednak i osobom prywatnym, i firmom. Wtedy o drodze faktury decyduje jedno pole: NIP. Sklep musi zapytać o niego przed płatnością i zapisać przy zamówieniu, czy kupiła firma, czy osoba prywatna. Faktura dla firmy idzie do KSeF, faktura dla osoby prywatnej może zostać poza nim.

Pole „chcę fakturę” z NIP-em dopisywanym mailem po zakupie przestaje wystarczać. Błąd w danych firmy poprawiasz po wystawieniu faktury w KSeF korektą, bo faktury przyjętej przez system nie da się po prostu usunąć. Dlatego NIP i nazwę firmy warto sprawdzać w kasie, zanim klient zapłaci.

Kiedy wystarczy aplikacja Ministerstwa albo program do faktur

Większość małych firm nie potrzebuje programisty. Wystarczy narzędzie, które samo wysyła faktury do KSeF.

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF i aplikację mobilną KSeF. Z KSeF połączona jest też e-mikrofirma, czyli darmowy program ministerstwa do faktur i ewidencji VAT. W tych narzędziach można wystawiać i odbierać faktury bez kupowania osobnego programu. W Aplikacji Podatnika KSeF obejrzysz też swoje faktury i nadasz uprawnienia innym osobom. W e-mikrofirmie faktury zakupu przeniesiesz do ewidencji VAT bez przepisywania.

Przy kilkunastu fakturach w miesiącu to wystarczy. Przy kilkudziesięciu szybciej pójdzie w programie do faktur, który ma wbudowaną wysyłkę do KSeF. Wystawiasz fakturę jak dotąd, a program wysyła ją do systemu i zapisuje numer KSeF. Na przykład Fakturownia w trybie automatycznym przekazuje fakturę do KSeF zaraz po jej zapisaniu.

Integracja na zamówienie nie ma sensu, jeśli faktury i tak wystawiasz ręcznie. Ma sens dopiero wtedy, gdy faktura powinna powstać sama: po opłaconym zamówieniu, po płatności abonamentu albo po zakończeniu zlecenia w Twoim systemie.

• Czy wysyła faktury do KSeF sam?Zapytaj dostawcę programu, czy faktura idzie do KSeF zaraz po zapisaniu, czy dopiero po kliknięciu, i czy możesz to ustawić.
• Co się dzieje, gdy KSeF odrzuci fakturę?Odrzucona faktura to faktura, której nie ma. Program powinien pokazać to od razu przy dokumencie, a nie dopiero przy zamknięciu miesiąca.
• Czy zapisuje numer KSeF?Numer KSeF przyda się przy przelewie od 1 stycznia 2027 r. Sprawdź, czy program go zapisuje i czy pokazuje go przy płatności.

Stripe a KSeF: kto wystawia fakturę

Stripe przyjmuje płatność, ale faktury do KSeF nie wyśle: według dokumentacji Stripe Invoicing sam nie tworzy ani nie wysyła e-faktur.

Stripe proponuje dwie drogi: aplikację partnera ze swojego katalogu aplikacji albo własną integrację, która reaguje na zdarzenia o fakturze i przekazuje dane dalej. W Polsce najprościej podłączyć program do faktur, który ma gotowe połączenie ze Stripe.

Tak działa na przykład Fakturownia: po każdej udanej płatności w Stripe sama wystawia dokument sprzedaży, także przy kolejnych płatnościach abonamentu. Jeśli kupujący podał NIP, wystawia fakturę VAT, a jeśli nie, paragon. Fakturownia zaleca wtedy wyłączyć wystawianie faktur PDF po stronie Stripe, żeby klient nie dostał dwóch dokumentów za jedną płatność.

Własna integracja ze Stripe ma sens w trzech sytuacjach. Po pierwsze, płatności działają w Twojej aplikacji i faktura ma do niej wrócić z numerem KSeF. Po drugie, sprzedajesz abonamenty z dopłatami i zwrotami. Po trzecie, gotowe połączenie nie pasuje do tego, jak sprzedajesz. Dokumentacja Stripe radzi, żeby integracja działała już przy tworzeniu faktury, a nie dopiero po jej zatwierdzeniu. Zatwierdzonej faktury w Stripe nie da się już zmienić, więc gdyby KSeF ją odrzucił, nie poprawisz jej.

Koszty Stripe, zbieranie NIP-u w kasie i obsługę powtórzonych powiadomień o płatności opisuję w przewodniku Stripe dla polskiej firmy.

BaseLinker, dziś Base: wbudowana wysyłka do KSeF i jej granice

BaseLinker zmienił nazwę na Base. Ma wbudowaną integrację z KSeF, za którą nie płacisz osobno.

Według pomocy Base integracja wysyła do KSeF faktury wystawione w Base, a po ich przyjęciu dopisuje na wydruku numer KSeF i kod QR. Do połączenia potrzebny jest token z KSeF, czyli kod dostępu wygenerowany w KSeF. Base zaleca nadać mu tylko uprawnienie do wystawiania faktur. W ustawieniach wybierzesz też, czy faktury bez NIP-u odbiorcy mają trafiać do KSeF.

Są dwie granice. Base wysyła tylko dokumenty, które w nim wystawiłeś. Jeśli faktury wystawia u Ciebie zewnętrzny program księgowy albo system ERP, czyli program do zarządzania całą firmą, Base zaleca wysyłać je do KSeF tylko z tego programu, żeby nie było duplikatów. Druga granica: Base nie pobiera faktur kosztowych z KSeF i według jego pomocy nie będzie tego robić.

Jeśli więc sprzedajesz przez Base i w nim wystawiasz faktury, integracja na zamówienie nie jest Ci potrzebna. Przydaje się dopiero wtedy, gdy faktury powstają w kilku miejscach naraz albo gdy chcesz automatycznie zbierać faktury kosztowe i numery KSeF do przelewów.

Sklep na WooCommerce, Shopify albo pisany na zamówienie

Przy sklepie na gotowej platformie zacznij od gotowej wtyczki albo aplikacji programu do faktur. Sklep pisany na zamówienie potrzebuje integracji.

W katalogu wtyczek WordPressa jest kilka dodatków KSeF do WooCommerce, a programy do faktur mają własne połączenia ze sklepami. Zanim zamówisz cokolwiek na zamówienie, sprawdź, czy takie rozwiązanie obsługuje Twoje zamówienia: sprzedaż firmom i osobom prywatnym, korekty i zwroty. Przy Shopify szukaj aplikacji swojego programu do faktur w sklepie z aplikacjami Shopify.

Sklep pisany na zamówienie albo własna aplikacja nie ma gotowej wtyczki, więc to Twój system musi przekazać fakturę do KSeF albo do programu do faktur. W praktyce to cztery rzeczy: pytanie o NIP przed płatnością, kolejka, która wysyła faktury po potwierdzeniu płatności, zapis numeru KSeF przy zamówieniu i powiadomienie, gdy KSeF fakturę odrzuci.

Faktura nie powinna powstawać w tej samej chwili, w której klient płaci. Jeśli KSeF chwilowo nie odpowiada, sprzedaż nie może stanąć. Dlatego płatność trafia do kolejki, a faktura wychodzi chwilę później. Przepisy przewidują na takie sytuacje tryby offline, czyli wystawienie faktury poza systemem i wysłanie jej do KSeF później. Opisuję je w przewodniku integracja z KSeF przez API.

Kiedy potrzebujesz integracji i ile to kosztuje

Integrację robię za 2000 –⁠ 9000 zł netto. Najniższa kwota obejmuje połączenie dwóch systemów, na przykład płatności z programem do faktur.

W tej kwocie systemy same wysyłają sobie powiadomienia o zdarzeniach (tak zwane webhooki), bez podwójnych wpisów i z ponowną próbą przy błędzie. Przed uruchomieniem sprawdzam wszystko na osobnej wersji testowej, a po starcie monitoring daje znać, gdy coś przestanie działać.

Kwota rośnie z liczbą łączonych systemów i przy abonamentach, które trzeba rozliczać cyklicznie. Rośnie też, gdy program po drugiej stronie ma słabo opisane API, czyli wejście dla innych programów, albo gdy trzeba połączyć się z ERP lub programem branżowym.

W cenniku pokazuję przykład: płatność Stripe aktualizuje zamówienie i wystawia fakturę. Po każdej płatności Stripe wysyła automatyczne powiadomienie (webhook), a połączenie aktualizuje zamówienie i przekazuje dane do systemu fakturowego. Pilnuje, żeby jedna płatność nie dała dwóch faktur, ponawia nieudane próby, obsługuje błędy i zapisuje każde zdarzenie do podglądu. Kosztuje 4600 zł netto. Bez zmian w samym sklepie, bez obsługi zwrotów i korekt, bez prowizji operatora płatności.

Zakres i jedną kwotę dostajesz na piśmie, zanim zacznę. Płatność idzie po etapach, a przez 30 dni od wdrożenia bezpłatnie poprawiam błędy objęte zakresem. Potem możesz wykupić opiekę za 300 –⁠ 900 zł netto miesięcznie: aktualizacje, kopie zapasowe, monitoring i pulę godzin na drobne zmiany. Opieka nie jest obowiązkowa.

Jeśli test na górze strony wskazał integrację, przycisk pod wynikiem wpisze Twoje odpowiedzi do formularza na dole strony. Zakres usługi opisuję na stronie płatności i integracje API.

Kwoty netto z mojego cennika.

Druga strona: faktury kosztowe i numer KSeF w przelewie

KSeF to nie tylko wystawianie. Faktury od dostawców odbierasz przez KSeF od 1 lutego 2026 r., a od 1 stycznia 2027 r. ich numer trafia do przelewu.

Do końca 2026 r. mniejsi dostawcy i faktury z kasy mogą jeszcze przyjść poza KSeF, więc takiego PDF-u nie wyrzucaj. Od 1 stycznia 2027 r. te wyjątki znikają: faktura od polskiego dostawcy będzie w KSeF, nawet jeśli dostawca wyśle Ci też PDF mailem. Sprawdź, czy Twój program albo biuro rachunkowe pobiera faktury z systemu. Jak zbudować jedną listę kosztów z KSeF i ze skrzynki, z akceptacją człowieka przed przelewem, opisuję w przewodniku obieg faktur kosztowych z KSeF.

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i płacisz za fakturę firmie, która też nim jest, wpisujesz w przelewie numer KSeF tej faktury. Gdy płacisz jednym przelewem za kilka faktur jednego sprzedawcy, wpisujesz identyfikator zbiorczy: ma 35 znaków i obejmuje co najmniej dwie faktury. Dotyczy to także podzielonej płatności. Przy poleceniu zapłaty, czyli gdy to sprzedawca pobiera pieniądze z Twojego konta, numer podaje wystawca faktury.

Numer KSeF nie jest częścią pliku faktury, więc trzeba go zapisać osobno: przy fakturze kosztowej, przy płatności i w eksporcie do banku. Jeśli przelewy przygotowuje u Ciebie program, zapytaj jego dostawcę, czy dopisze numer sam. Jeśli robi to Twój własny system, to kolejna rzecz do integracji. Numeru nie podajesz przy fakturach z trybu offline, które z powodu ogłoszonej awarii nie trafiły do KSeF.

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, a Twoi klienci mają sklepy albo własne systemy, tu opisuję, co mogę zrobić dla klientów biura.

Kary: co obowiązuje, a co jest na razie zapowiedzią

Według obecnych przepisów kary za błędy w KSeF są stosowane od 1 stycznia 2027 r. Przesunięcie do końca 2027 r. jest na razie zapowiedzią.

Ministerstwo Finansów wymienia trzy sytuacje, za które przewidziano kary. Pierwsza to faktura wystawiona poza KSeF, choć powinna trafić do KSeF. Druga to faktura z czasu awarii albo niedostępności KSeF, wystawiona niezgodnie z udostępnionym wzorem. Trzecia to faktura wystawiona w trybie offline24, czyli najpierw poza systemem, której potem nie wysłano do KSeF w terminie. Za okres od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. kar się nie nakłada.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. wydłużenie okresu bez kar do 31 grudnia 2027 r. Według komunikatu Krajowej Administracji Skarbowej wymaga to zmiany ustawy, a ministerstwo dopiero rozpoczyna prace nad projektem.

Odroczenie kar nie przesuwa samego obowiązku, a KAS zapowiada, że będzie reagować na faktury wystawiane poza systemem. Planuj więc tak, jakby kary obowiązywały od stycznia.

Co zrobić przed 1 stycznia 2027 r.

Sześć kroków w tej kolejności. Większość z nich nie wymaga programisty.

1. Policz faktury dla firmSprawdź, ile faktur dla firm wystawiasz w miesiącu i gdzie powstają: w programie, w sklepie, w Base, po płatności w Stripe czy we własnym systemie. To wystarczy, żeby wybrać drogę.
2. Wybierz narzędziePrzy kilkunastu fakturach: aplikacja Ministerstwa albo program do faktur. Przy sklepie na gotowej platformie: wtyczka albo aplikacja programu do faktur. Przy własnym systemie: integracja.
3. Uporządkuj NIP w kasie sklepuPytaj o NIP przed płatnością i zapisuj przy zamówieniu, czy kupiła firma, czy osoba prywatna.
4. Nadaj uprawnienia z umiaremProgramowi, Base albo integracji dajesz dostęp do KSeF tokenem albo certyfikatem. Nadaj tylko te uprawnienia, których naprawdę potrzebuje, na przykład samo wystawianie faktur.
5. Sprawdź faktury kosztowe i przelewyUpewnij się, że program albo biuro pobiera faktury z KSeF i że od stycznia numer KSeF trafi do przelewu.
6. Przećwicz kilka faktur jeszcze w 2026 r.Wystaw kilka faktur w nowym narzędziu przed końcem roku i sprawdź z księgową, czy wszystko się zgadza. Limit, który do końca roku pozwala wystawiać faktury poza KSeF, nie zabrania wystawiać ich w KSeF wcześniej.

Pytania i odpowiedzi