Dla biur rachunkowych: KSeF w sklepach i systemach Twoich klientów

Z czym klienci biura przychodzą przed 1 stycznia 2027 r.

Biuro widzi skutki jako pierwsze: brakujące faktury, PDF-y w mailach i przelewy, których nie da się dopasować. Przyczyna zwykle leży w sklepie albo w systemie klienta.

• Sklep wystawia faktury, ale nie wysyła ich do KSeFFaktury powstają w sklepie albo we wtyczce, a do KSeF ktoś przepisuje je ręcznie. Od 1 kwietnia 2026 r. faktury dla firm wystawia się w KSeF. Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą jeszcze zostać faktury z kasy i faktury firm, które mieszczą się w limicie 10 000 zł z VAT miesięcznie.
• Płatności w Stripe, faktury nigdzieStripe przyjmuje płatność, ale według jego dokumentacji sam nie tworzy ani nie wysyła e-faktur. Fakturę do KSeF wysyła dopiero program do faktur połączony ze Stripe albo integracja, która reaguje na płatność.
• Własny system albo aplikacjaFaktura powstaje w systemie, który nie zna KSeF. Trzeba go połączyć z KSeF albo z programem do faktur i zapisywać numer KSeF przy zamówieniu.
• Faktury kosztowe w mailuFaktury od polskich dostawców przychodzą przez KSeF od 1 lutego 2026 r., a klient dalej przesyła PDF-y. Biuro dostaje dokumenty z dwóch stron i nie wie, czy ma komplet.
• Przelewy bez numeru KSeFOd 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT wpisuje w przelewie numer KSeF faktury, jeśli płaci innemu czynnemu podatnikowi VAT. Gdy jednym przelewem płaci za kilka faktur jednego sprzedawcy, wpisuje identyfikator zbiorczy. Dotyczy to także podzielonej płatności, czyli przelewu, w którym VAT trafia na osobny rachunek VAT sprzedawcy. Jeśli klient przygotowuje przelewy we własnym systemie, numer trzeba tam dopisać.

Cenniki i przepisy się zmieniają. Linki do źródeł są na dole strony.

Co robię dla klientów biura

Trzy rodzaje zleceń. Każde zaczynam od sprawdzenia, czy nie wystarczy gotowe rozwiązanie, bo wtedy klient nie płaci za kod, który już istnieje.

• Podłączenie sklepu albo systemu do KSeFFaktura dla firmy trafia do KSeF sama, a numer KSeF wraca do zamówienia. Najpierw sprawdzam gotową wtyczkę albo połączenie programu do faktur, a kod piszę tam, gdzie gotowego rozwiązania nie ma. Integracja kosztuje 2000 –⁠ 9000 zł netto. Przykład z cennika: płatność Stripe aktualizuje zamówienie i wystawia fakturę, 4600 zł netto.
• Obieg faktur kosztowych z KSeFFaktury z KSeF i PDF-y ze skrzynki trafiają na jedną listę, osoba w firmie je zatwierdza, a biuro dostaje komplet. Buduję to w n8n, czyli w narzędziu do automatyzacji, które łączy programy bez przepisywania danych. Automatyzacja jednego procesu kosztuje 3000 –⁠ 18 000 zł netto, zależnie od liczby źródeł i wyjątków. Jej utrzymanie ma osobną miesięczną kwotę: 400 –⁠ 2000 zł netto.
• Numer KSeF przy płatnościachPrzygotowuję eksport przelewów albo paczkę płatności z numerem KSeF, a przy kilku fakturach jednego dostawcy z identyfikatorem zbiorczym. Najczęściej to część integracji albo obiegu kosztów, a nie osobne zlecenie.

Kwoty netto z mojego cennika.

Kiedy klient biura nie potrzebuje integracji

Wielu klientów biura poradzi sobie bez programisty. Klient może sam sprawdzić, czego potrzebuje, w krótkim teście o KSeF. Test niczego nie zapisuje ani nie wysyła, a przy każdej dacie podaje link do strony Ministerstwa Finansów.

• Kilkanaście faktur w miesiącuMinisterstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF i aplikację mobilną KSeF. Z KSeF połączona jest też e-mikrofirma, czyli darmowy program ministerstwa do faktur i ewidencji VAT. W tych narzędziach można wystawiać i odbierać faktury bez kupowania osobnego programu. Przy takiej liczbie faktur to wystarczy, podobnie jak program do faktur z wbudowaną wysyłką do KSeF.
• Sprzedaż przez BaseBase, czyli dawny BaseLinker, bez dodatkowych opłat wysyła do KSeF faktury wystawione w Base. Faktur z innych programów nie wysyła, a faktur kosztowych z KSeF nie pobiera. Jeśli klient wystawia faktury w Base, integracja na zamówienie nie jest potrzebna.
• Stripe i program do fakturGotowe połączenia ze Stripe już istnieją. Na przykład Fakturownia po każdej udanej płatności w Stripe sama wystawia dokument sprzedaży, a w trybie automatycznym przekazuje fakturę do KSeF po jej zapisaniu.
• Sprzedaż tylko osobom prywatnymFaktury dla osób prywatnych można wystawiać w KSeF, ale nie trzeba: dla nich KSeF jest dobrowolny. Taki klient potrzebuje KSeF tylko po stronie kosztów.

Jak wygląda współpraca

Obowiązują tu te same zasady co przy każdym moim projekcie.

• Rozmowa bezpośrednio ze mnąOd pierwszej wiadomości do wdrożenia rozmawiasz bezpośrednio ze mną, nie z handlowcem.
• Zakres, termin i jedna kwota na piśmieZanim zacznę, ustalamy na piśmie zakres, termin i jedną kwotę. Płatność idzie po etapach.
• Konta i dostęp do KSeF należą do klientaKonta w programach i dostęp do KSeF należą do firmy klienta, nie do mnie. Prawa do kodu przechodzą na klienta po rozliczeniu, w zakresie zapisanym w umowie. Integracja dostaje w KSeF tylko te uprawnienia, których potrzebuje, na przykład samo wystawianie faktur.
• 30 dni poprawek i opieka bez przymusuPrzez 30 dni od wdrożenia bezpłatnie poprawiam błędy objęte zakresem. Potem opieka jest dobrowolna.
• Zdalnie, w całej PolscePracuję z Mikołowa, zdalnie. Rozmawiamy przez telefon albo wideo, ze wspólnym ekranem, a działające wersje można sprawdzić u siebie.

Co przekazać, zanim klient napisze

Tych pięciu informacji potrzebuję, żeby ocenić, czy wystarczy program do faktur, czy potrzebna jest integracja.

1. Gdzie powstaje fakturaSklep i jego platforma, Stripe, Base, program do faktur albo własny system klienta.
2. Ile faktur dla firm w miesiącuWystarczy rząd wielkości: kilkanaście, kilkadziesiąt albo setki.
3. Program księgowy biuraNazwa programu, w którym biuro księguje dokumenty klienta, i czy pobiera on faktury z KSeF.
4. Jak przychodzą kosztyCzy faktury kosztowe są już pobierane z KSeF, czy klient przesyła je mailem.
5. Kto robi przelewyCzy klient płaci w banku ręcznie, z programu, czy z własnego systemu. Od tego zależy, gdzie dopisać numer KSeF.

Usługi, o które pytają klienci biur

Każda usługa ma osobną stronę z zakresem, przebiegiem pracy i widełkami cen. Najczęściej chodzi o integracje i o automatyzację obiegu dokumentów.

Przewodniki, które możesz podesłać klientowi

Pytania biur rachunkowych